Toda empresa tem atividades que precisam ser realizadas para que o negócio siga produzindo normalmente. Contudo, nem todas elas precisam ser feitas por pessoas de carne e osso. E se você pudesse, por exemplo, solicitar pedidos de compra de suprimentos sem passar por um processo burocrático e longo? É por isso que a automação de workflow tem ganhado cada vez mais espaço nas organizações.
Neste post, apresentaremos o conceito, seus principais benefícios, as dicas para implementar e a melhor plataforma para garantir uma transição segura para a automação de processos. Continue a leitura para saber mais sobre o tema!
Índice
O que é a automação de workflow?
O workflow, ou carga de trabalho, é uma sequência organizada das tarefas que devem ser executadas para que um determinado processo da empresa possa ser concluído. Assim, todas essas atividades precisam ser distribuídas em ordem de execução, em sequência, para garantir bons resultados e cumprimento de metas.
Para que os erros sejam evitados e para que a ordem das atividades cumpra os requisitos da organização, esse workflow pode ser automatizado por meio de plataformas digitais e softwares. Esses sistemas utilizam regras para decidir quando uma das etapas foi concluída com sucesso — e quando a próxima deve começar.
Contudo, é preciso que a automação de processos seja feita com cuidado. Isso porque o workflow não pode ser definido aleatoriamente. As tarefas devem ser orientadas de modo a refletir o dia a dia ideal da equipe, considerando a melhor sequência para a execução das atividades-fim do negócio.
Quais são os benefícios da automação de fluxo de trabalho?
A automação de processos proporciona diversas vantagens para o workflow de qualquer empresa. Confira os principais!
Otimização de tempo
Confira alguns exemplos de workflow:
- aprovação de um pedido de compra de suprimentos;
- contratação de um colaborador;
- solicitação de uma peça de reposição;
- autorização de uma solicitação de férias;
- envio de fatura para um cliente.
Todas essas atividades precisam de uma sequência organizada de ações: a aprovação de um pedido de compra pode passar por diversas pessoas e equipes, por exemplo. Mas, e se o fluxo de ações para concluir cada processo fosse realizado automático, levando em conta as necessidades e preferências da empresa?
Nesse caso, a empresa economizaria tempo e ainda poderia liberar seus colaboradores para realizarem outras atividades produtivas e ligadas à inovação. Esse é um dos benefícios clássico da automação de workflow.
Redução de erros
Por melhor que a equipe seja, o trabalho realizado manualmente está sempre sujeito a falhas. Eles podem ser causados por desatenção e distração, de modo que nem sempre os workflows serão desempenhados da forma que os líderes desejam.
Nesse caso, automatizar a carga de trabalho diminui a suscetibilidade aos erros. As taxas de acerto e a padronização dos processos, garantindo um alto nível de precisão, se tornam superiores.
Visibilidade e controle
A automação de processos é ainda mais eficiente quando são utilizadas soluções que simplificam o controle, o gerenciamento e a implementação de aplicações.
Um exemplo disso é o uso de plataformas que oferecem templates prontos para o desenvolvimento de aplicativos. Com softwares que proporcionam códigos já prontos, há uma redução na dificuldade de execução das tarefas e redução nos prazos de entrega.
Ao gerar soluções personalizadas e automatizar os workflows, a empresa terá mais visibilidade e controle das suas operações. Afinal, suas soluções digitais serão projetadas para atender aos níveis de exigência estabelecidos pelos próprios gestores.
Versatilidade de implementação
A automação de workflows não diz respeito apenas ao universo corporativo — ela também pode ser implementada em universidades, por exemplo, para melhorar a eficiência de procedimentos específicos e otimizar a área de pesquisa e desenvolvimento acadêmicos.
Agilidade nos processos
Uma das vantagens da automação de workflows, que pode ser notada logo no início da nova operação, é a agilidade na execução das tarefas diárias. Obrigações manuais, que até então eram executadas exclusivamente por pessoas, tomam muito tempo e dedicação.
Por ser um trabalho mais burocrático, o excesso de tarefas manuais pode ocasionar até a perda de talentos para outras empresas — justamente aquelas que investem em automação de tarefas repetitivas.
A automação de workflows e outras atividades garante que as obrigações do dia a dia sejam realizadas com uma agilidade muito maior, uma vez que elas serão feitas por aplicações de ponta, que lidam com um grande volume de processamento e trabalham sem interrupções.
Quais são as estratégias de implementação desse processo de automação?
Agora, vamos apresentar algumas estratégias que facilitam a automação de diversos workflows dentro do negócio.
Identificação e mapeamento de processos
Ao definir e automatizar a sequência de tarefas que deve ser seguida em um workflow, a empresa amplia a eficiência da execução das suas atividades. Com isso, os gargalos e redundâncias serão eliminados rapidamente.
Criação de diagramas
Caso a sua empresa tenha dificuldade para mapear cada workflow de maneira eficiente, é possível utilizar diagramas e outras representações gráficas intuitivas, como o fluxograma e o mapa de processos.
Outra solução útil é o diagrama de dados, principalmente para empresas que querem automatizar os processos por conta própria. Por meio dele, os usuários visualizam e planejam a estrutura das informações mais importantes da organização de forma intuitiva — o que facilita o processo de codificação.
Ferramentas de design de workflow
Os workflows automatizados exigem fluxos de tarefa precisos e adaptados às exigências dos gestores da empresa. Utilizar uma plataforma que acelera o ciclo de desenvolvimento, com seu design intuitivo e acessível a profissionais de vários níveis, garante a realização de ajustes e a implementação de mudanças nos seus sistemas.
Treinamento e suporte
Com um determinado workflow devidamente automatizado, o último passo para a implementação é o treinamento dos colaboradores para que eles possam utilizar a ferramenta utilizada para proporcionar essa melhoria.
O Cronapp é a melhor para escolha para quem quer automatizar processos e gerar suas próprias aplicações web e mobile. Ele oferece versatilidade para os usuários, que poderão desfrutar de recursos visuais (que exigem pouco conhecimento técnico) e do high-code (para os programadores adeptos da codificação manual).
Agora que você entendeu o que é a automação de workflow e a importância de delegar sequências de tarefas para sistemas projetados especialmente para isso, já pode considerar essa opção em sua empresa. Todo negócio tem uma carga de atividades burocráticas que tomam tempo dos colaboradores — e que poderiam ser realizadas por soluções digitais.
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