Gestão de projetos na área de TI: Conheça 7 ferramentas!

O uso de softwares tornou-se popular e essencial para o mundo dos negócios. Isso fez com que a demanda por produção de novas aplicações, atualizações e manutenções das já existentes crescesse exponencialmente. Então, uma nova necessidade surgiu: a de se tornar mais ágil e eficiente para dar conta de atender a demanda. A solução encontrada foi utilizar ferramentas para otimizar a gestão de projetos de TI.

Se o seu negócio não consegue lidar com a demanda atual, talvez seja hora de rever alguns conceitos. Descubra a partir de agora por que você deve usar uma ferramenta de gestão para os projetos de TI e quais podem ser utilizadas.

Entenda a importância de adotar ferramentas para a gestão de projetos de TI

As ferramentas de gestão de projetos permitem automatizar grande parte das tarefas que antes eram realizadas manualmente. Esse é o caso do monitoramento da evolução. Trabalhar em vários projetos diferentes ao mesmo tempo e com um número elevado de recursos distintos exige um esforço muito grande de controle e pode ser um trabalho árduo se for gerenciado de forma manual.

Se considerar que os gestores têm a obrigação de acompanhar as atividades desde o início do projeto, sem uma ferramenta adequada eles terão que cobrar os status de andamento por e-mail, telefone e pessoalmente, o que gerará um trabalho redobrado, desperdício de tempo e riscos de equívocos. Se a equipe trabalhar de forma remota, a tarefa fica ainda mais difícil de ser realizada sem o auxílio da tecnologia.

Por outro lado, ao centralizar tudo em uma única ferramenta de gestão, o time terá maior facilidade no trabalho e aumento da produtividade, já que as informações estarão sempre disponíveis no mesmo lugar e em tempo real. A evolução da TI para o formato de TI bimodal, elevou o patamar de dinamismo das informações e as mudanças acontecem de forma constante. Isso tornou o processo de desenvolvimento incremental.

Resumindo, se o gestor não contar com uma ferramenta de controle para tratar todos os recursos e atividades nesse novo formato de demanda, possivelmente não conseguirá gerenciar os projetos de forma eficiente e em tempo hábil, descumprindo prazos.

Quais são as principais ferramentas para a gestão de projetos de TI?

Para o gestor que quer ser mais produtivo e ágil, existem ferramentas ideais para a gestão de projetos de TI. Cada uma visa atender um objetivo específico dentro do projeto. Conheça as principais:

1. Jira: para o planejamento do projeto

Com base no escopo do projeto, os gestores precisam elaborar um planejamento para a execução das tarefas. Isso inclui os recursos e as metodologias que serão adotados. Para essa etapa, o Jira pode ser a ferramenta ideal, pois permite dimensionar as atividades e escalonar as tarefas para poder tratar quem será o responsável por cada uma dentro da equipe.

2. EAP: para o mapeamento do escopo do projeto

Quando falamos em gestão, visualizar o escopo do projeto é fundamental. Para isso, é preciso utilizar uma ferramenta para implementar e controlar o método EAP (Estrutura Analítica do Projeto).

Cada tipo de demanda exige um escopo diferente e precisa de adequações. Os modelos mais usados atualmente são os métodos ágeis, como o EAP, pelos quais podem ser decididas as categorias das atividades e a alocação dos recursos para a equipe de acordo com a capacidade de carga suportada.

3. WBS Tool: para a alocação de recursos

Depois do planejamento e do mapeamento do escopo do projeto, vem a parte da alocação dos recursos. Isso inclui o direcionamento das atividades para cada integrante da equipe, considerando a capacidade de carga do time e o percentual de alocação.

Por exemplo: imagine que você tem uma equipe com 4 desenvolvedores e cada um disponibiliza um tempo médio de 5 horas por dia para o trabalho. Nesse caso, a capacidade produtiva atual do time é de 20 horas por dia. Assim, se você inicia um projeto utilizando uma técnica para fazer o método EAP, consegue descrever as tarefas no dimensionamento de atividades e pode planejá-las de acordo com os recursos e a capacidade de carga que tem disponível.

Uma ferramenta gratuita e muito útil para isso é a WBS Tool. Com ela, fica mais fácil descrever o escopo da EAP, mapear o planejamento do projeto e alocar os recursos.

4. Chat online: para a comunicação interna

Ter uma ferramenta de comunicação também é fundamental para manter todos os integrantes da equipe reunidos, trocando ideias e compartilhando informações no mesmo local. Para isso, o mais recomendado é o uso de chats online internos e integrados ao sistema de gestão. Assim, será mais fácil acompanhar as dificuldades, as soluções e a evolução dos projetos.

Se preferir, também é possível usar os recursos do Facebook e criar um grupo fechado, em que somente os integrantes da equipe ficarão conectados. O administrador do grupo pode enviar convites e controlar quem entra e sai.

5. Trello: para o monitoramento e controle dos processos

A etapa de monitoramento e controle é, basicamente, um acompanhamento dos status dos projetos que estão sendo desenvolvidos. Você pode utilizar apenas uma ferramenta, como o Jira, em que é possível fazer o EAP, definir as atividades, direcioná-las por recursos, controlar as horas de trabalho etc. No entanto, também pode usar o Trello para ajudar a organizar a equipe e as tarefas, agregando controle e agilidade ao projeto.

6. Bug Tracking: para a entrega das aplicações

É importante usar ferramentas para medir a qualidade do produto e a satisfação do cliente antes e depois da entrega das aplicações finalizadas. Isso pode ser feito com base no número de bugs (erros nos códigos) encontrados e nas reclamações dos clientes. Nessa etapa, soluções como o Bug Tracking, por exemplo, permitem rastrear os bugs na fase de teste final, bem como identificar e corrigir as falhas relatadas pelos clientes, posteriormente.

7. Banco de conhecimentos: para o feedback

No final de cada projeto, o ideal é que a equipe se reúna para discutir as lições aprendidas. Cada lição é uma informação valiosa que deve ser adicionada a um banco de conhecimentos na nuvem. Assim, toda vez que um novo projeto for planejado ele pode ser consultado pelos gestores e desenvolvedores a fim de neutralizar os riscos e aproveitar as oportunidades que foram encontradas durante o anterior.

Como essas ferramentas otimizam a rotina dos gestores?

Basicamente, as ferramentas de gestão para projetos de TI possibilitam:

• acelerar o benchmark (teste e avaliação) dos projetos e das entregas;
• manter as informações em um banco de dados compartilhável;
• potencializar o monitoramento e o controle das atividades;
• centralizar a comunicação da equipe em um único local;
• gerar base de conhecimento para projetos futuros;
• facilitar a busca e o acesso às informações;
• automatizar tarefas.

De fato, fazer todo o trabalho de gestão de projetos de TI manualmente, além de requerer um esforço sobre-humano, não é nada eficiente. As ferramentas tecnológicas certas, por outro lado, devem ajudar a aumentar a visibilidade do projeto, apontar a direção certa, manter o foco nos objetivos mais importantes, saber o que foi realizado e acompanhar se o target (objetivo) previsto para o escopo está sendo alcançado. Portanto, use-as e aumente a vantagem competitiva da sua equipe.

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