Como fazer a gestão de tempo da equipe de TI?

Otimização é a palavra que rege o mundo dos negócios na atualidade. Seja em relação ao controle dos ativos financeiros, à redução de gastos ou ao aumento de produtividade, o foco em promover melhorias constantes é um dos pilares de crescimento e sobrevivência de uma empresa no mercado. Nesse contexto, a gestão de tempo também se revela um aspecto indispensável para a produtividade do time.

Não adianta ter os melhores profissionais, processos e ferramentas se não há um planejamento para o uso do tempo de trabalho de forma adequada — especialmente no setor de TI, que precisa lidar com demandas urgentes. De que maneira você administra essa questão no seu empreendimento?

Acompanhe algumas dicas sobre como potencializar o aproveitamento de tempo da sua equipe e cumprir com os objetivos traçados para o departamento de TI.

Qual é a importância da gestão de tempo em um time de desenvolvimento de software?

A rotina das atividades de uma equipe de TI funciona de modo um pouco peculiar se comparada aos demais departamentos de uma empresa. Os desenvolvedores de softwares precisam obedecer prazos para demandas específicas e já previstas no escopo de cada projeto.

Entre algumas competências básicas desses profissionais, podemos listar:

• entender e apresentar soluções para problemas complexos;
• auxiliar outros programadores;
• aplicar testes;
• interagir com os clientes;
• aperfeiçoar seus conhecimentos;
• escrever códigos.

São várias atribuições para serem cumpridas, muitas vezes, em um espaço de tempo apertado, pois a demanda por soluções em TI é cada vez mais intensa nos ambientes corporativos.

Por esse motivo, uma boa gestão das suas próprias tarefas consiste em uma peça fundamental para garantir o máximo de produtividade e melhores resultados.

Quais medidas o gestor pode aplicar para potencializar o tempo dos seus programadores?

Como mencionado, a área de tecnologia da informação é uma das que mais sofrem com a gestão de tempo, pois seu trabalho está cercado de demandas urgentes. Entretanto, deve haver um equilíbrio para que a pressa não comprometa a criatividade e o bom desempenho dos seus programadores.

Por esse motivo, torna-se essencial a adoção de determinadas medidas para ajustar o andamento dos trabalhos. Passemos a analisar algumas soluções importantes a seguir.

Definir metas individuais e coletivas

A definição de metas consiste em uma etapa fundamental para o desenvolvimento de projetos de TI, pois são elas que mostram o quanto já foi avançado e se o cronograma é capaz de alcançar o objetivo principal do projeto dentro do prazo estimado.

Nesse sentido, ter metas individuais e coletivas torna a gestão de tempo da equipe de TI ainda mais precisa, uma vez que cada colaborador saberá qual é a influência da sua contribuição no resultado final.

Com as metas coletivas, por outro lado, os participantes têm uma noção do propósito maior a ser atingido, ou seja, qual deve ser o produto alcançado com aquele conjunto de ações.

Ter indicadores de desempenho claros

De um modo geral, as métricas de desempenho exercem um papel muito importante na gestão de projetos de TI. É com base nos indicadores que o gestor consegue avaliar os pontos fortes e as falhas que precisam de correção, para que a entrega das tarefas não tenha o seu prazo comprometido.

Sem esse direcionamento, fica bem mais difícil descobrir quais são os obstáculos enfrentados pelo setor e como é possível desenvolver aprimoramentos constantes em relação à qualidade do trabalho. A presença de um cronograma naturalmente vai auxiliar no melhor uso do tempo.

Uma das práticas interessantes para o trabalho com indicadores de desempenho é a cultura dos feedbacks — ressaltar se a atuação de cada funcionário está dentro dos padrões desejáveis ou o que precisa ser corrigido para alcançar a excelência.

Definir lideranças no time para delegação de tarefas

A delegação de tarefas é uma estratégia bastante positiva para o crescimento de uma empresa. Isso acontece porque o gestor não tem condições de participar da execução de todos os processos. Logo, com a distribuição correta das tarefas, obtém-se uma melhor performance.

A grande questão é: será que todos os colaboradores estão preparados para receber as delegações? Para atingir esse objetivo, o primeiro passo é o recrutamento de profissionais qualificados — sempre estimulando a capacitação.

Diante disso, o ideal é que a divisão das atividades leve em consideração o perfil de cada funcionário. Eles se sentirão mais à vontade para assumir a responsabilidade de tarefas que têm mais domínio, aumentando as chances de sucesso em suas operações.

Planejar reuniões

Outro ponto que certamente contribui para uma melhor gestão de tempo da equipe de TI é o planejamento da pauta de reuniões. Via de regra, são muitos os projetos a serem discutidos nessa área, então é importante cuidar para que as reuniões sejam bastante claras e objetivas.

Para atingir a finalidade proposta sem tomar muito tempo do grupo, é interessante estabelecer uma estimativa de tempo para discutir cada tópico do seu roteiro — isso ajuda a evitar que as pessoas se dispersem durante o encontro.

Além disso, recomenda-se deixar um colaborador a postos para fazer a ata de reunião, pois é esse documento que vai garantir que nenhuma decisão caia no esquecimento, bem como servirá de base para os próximos diálogos.

Monitorar a produção

A agilidade nas demandas de TI exerce um papel bastante relevante para os resultados de uma organização. No entanto, o ritmo acelerado de trabalho deve obedecer limites de moderação para que não sobrecarregue a equipe.

Nesse sentido, é importante ter em mente que profissionais muito desgastados perdem a motivação e, consequentemente, a produtividade. Então, além de ter planos e horários bem delimitados, é interessante estimular alguns períodos de descanso. Ainda que seja uma pequena pausa para o cafezinho ou o almoço, esses intervalos influenciam em uma melhor performance.

A boa gestão de tempo faz a diferença no exercício de qualquer atividade, e no que diz respeito aos projetos de TI — uma área que é bastante exigida no cenário atual das empresas e que envolve a apresentação de soluções rápidas —, o fato de acelerar a conclusão desses projetos gera uma margem significativa de competitividade para o negócio.

Agora que você aprendeu a gerenciar o tempo da sua equipe de TI de maneira eficiente, aproveite para testar a IDE do Cronapp junto à sua equipe e comprove a economia de tempo e o ganho de produtividade gerados por essa ferramenta!