Criação de fluxograma de processo: entenda como funciona!

O fluxograma de processos é uma eficiente maneira de otimizar e organizar os processos de qualquer empresa. Afinal, é preciso definir etapas e conectá-las para que um objetivo seja cumprido com eficiência.

O objetivo dessa metodologia é permitir o registro, criar etapas para que determinada ação seja desempenhada com sucesso. Tudo é feito por meio de gráficos e facilitadores visuais. Assim, todos os envolvidos podem ter uma fácil compreensão do que deve ser feito.

Quer saber mais sobre o fluxograma de processo? Se sim, continue a leitura e não tenha mais dúvidas sobre o assunto.

O que é o fluxograma de processo

O fluxograma de processo é uma ferramenta usada pelas empresas que utiliza desenhos para representar os processos de um negócio. Esses desenhos são representados por formas geométricas e setas, e são complementados por descrições breves. O principal objetivo é simplificar a visualização dos processos da empresa para que seja de fácil compreensão.

Assim que um colaborador visualizar o fluxograma, ele deve compreender a sequência com que as atividades do negócio acontecem, já que essa metodologia é uma representação gráfica e um processo.

Para essa finalidade, é possível utilizar gráficos mais simples, desenhos feitos à mão, diagramas abrangentes e até mesmo softwares mais avançados. A ideia é que mesmo que um novo colaborador chegue a empresa, ele consiga entender todo o processo de forma agilizada e simplificada.

Porque usar um fluxograma de processos

Para as empresas, o fluxograma de processos ajuda na compreensão de como o negócio funciona como um todo, e como cada setor ou etapa se conecta com o processo geral do negócio. É um mapeamento bem detalhado de como o fluxo de trabalho acontece no empreendimento.

Para que uma gestão de projetos acontece com eficiência, é preciso considerar cada etapa de um processo e entender como essas etapas se comunicam para chegar a um mesmo objetivo. A empresa que trabalha com um fluxograma de processos conseguem entender muito mais a fundo quais etapas estão tendo melhor desempenho e quais precisam ser otimizadas.

Além disso, fazer com que todos os envolvidos na empresa entendam como funciona o processo interno e como cada etapa se conecta, fica muito mais fácil com um mapa visual dos processos do negócio.

Símbolos usados no fluxograma de processo

Existem diversos símbolos, com nomes específicos, representados por ícones que completam um fluxograma, sendo necessário entender qual o papel de cada um para um bom mapeamento. São eles:

• documento: apresenta a utilização do documento;
• processo: mostra a execução de uma ação específica ou as variedades de uma mesma função;
• seta: informa a direção do fluxo;
• decisão: determina o caminho a se seguir;
• conector: entrada ou saída para outra entrada de fluxo;
• preparação: indica um ajuste ou modificação ao longo do processo;
• sub-rotina: mostra uma pré-definição de um projeto;
• display: diz qual dado será exibido para a leitura de uma tela;
• entrada manual: informa a sequência de comandos em repetição contínua;
• atraso: pausa no fluxo temporariamente;
• dados: representa os dados do fluxograma.

Como fazer um fluxograma

Para que o fluxograma seja efetivo, é preciso criar etapas definidas para que o desenvolvimento correto. A criação dessas etapas, que compõem o fluxograma, devem ser seguidas à risca na ordem apresentada a seguir!

1º Etapa

O primeiro momento é ter clareza quanto ao mapeamento que será criado. Para os projetos mais complexos e longos, é preciso determinar o ponto preciso de recorte para análise e descrição.

A primeira etapa pode ser um pouco mais complexa, principalmente para projetos mais longos, que são realizados por muitas etapas. Nesses casos, o ideal é a criação de mais de um fluxograma que se conectem em algum momento específico.

2ºEtapa

É o momento de fazer uma análise mais completa sobre cada etapa e como elas estão se conectando ao longo do fluxograma. Os símbolos e ícones devem ser uniformes em seu significado.

O mais importante é que fluxograma esteja em conformidade com a realidade de cada processo da empresa, mesmo que isso pode torná-lo um pouco confuso nos primeiros momentos.

3ºEtapa

Na terceira etapa, é o momento de compreender o passo e importância de cada atividade e o que mapeá-las significa para o projeto. Algumas perguntas devem gerar boas respostas para que essa etapa seja completa. Algumas dessas perguntas são:

• o que dá início a esse processo?
• após o início, qual é a sequência de etapas que levam a conclusão do processo?
• essa atividade diz respeito a uma ação ou tarefa?

4ºEtapa

Com a criação das tarefas, é chegado o momento de desenhar o fluxo e incluir o ícone que representa cada atividade e etapa. Por meio dos ícones, é possível compreender onde o fluxograma de processo se inicia e onde ele termina, por exemplo. Por mais que existam muito ícones, não é necessário que todos sejam usados, o importante é que o fluxograma esteja bem mapeado e de fácil compreensão.

Existem mecanismos e ferramentas que ajudam na hora de criar esse fluxograma, como papel e caneta, Word, PowerPoint, Canva, Exel e muito mais. A escolha dependerá da complexidade do processo e da demanda da empresa.

Tipos de fluxograma e como analisá-los

Como cada empresa tem uma demanda mais específica, bem como processos diferentes, existem modelos de fluxograma de processos que podem a tender a diferentes demandas. Confira a seguir os tipos de fluxograma.

Diagrama de blocos

O diagrama de blocos é um modelo mais simples, formado por blocos que funciona como um sequenciamento de processo. Nesse tipo, não existem os pontos de decisão e são muito utilizados como instrução de trabalhos simples ou para a representação macro de um processo.

Processos simples

Esse tipo é parecido com o diagrama de blocos, mas é possível incluir pontos de decisão para orientar os usuários em relação às etapas do processo.

Funcional

É utilizado para orientar a sequência de atividades entre as diferentes áreas e ações. Esse tipo é muito útil para processos que abrangem mais de uma área.

Vertical

O fluxograma vertical conta com símbolos e padrões em colunas verticais, o que torna o preenchimento muito mais simples. Esse modelo gerar mais rapidez, clareza e facilidade para interpretar as etapas.

O fluxograma de processo é uma importante ferramenta para otimizar a visualização e implementação de processos empresariais. Existem diferentes tipos de fluxograma que contam com símbolos e ícones que tornam sua compreensão mais ágil e eficiente. As etapas para a criação desse metodologia devem ser seguidas em sequência após a definição de qual fluxograma utilizar. Existem ferramentas especializadas, como o BPM da Cronapp, que automatiza o processo, bem como fluxograma, para descomplicar os processos do negócio.

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