O Business Process Management Suite (BPMS) é uma ferramenta capaz de automatizar e apoiar a gestão de processos em todas as suas etapas. O recurso pode ser um verdadeiro diferencial em negócios que pretendem agilizar e facilitar as atividades corporativas.
Isso porque a abordagem do BPMS permite que os profissionais de diferentes setores atuem de forma colaborativa visando alcançar os melhores resultados. Ou seja, com o apoio deste sistema, os departamentos de vendas, administrativo, financeiro, atendimento, entre outros, podem trabalhar em conjunto.
Quer entender o que é Business Process Management Suite e quais são as suas principais vantagens e aplicações? Acompanhe a seguir e fique por dentro do assunto!
Afinal, o que é Business Process Management Suite?
O Business Process Management Suite é um conjunto de ferramentas que possibilitam a modelagem, a execução, o controle e monitoramento dos processos — tudo de maneira automatizada. Por meio da otimização que o BPMS oferece é possível transformar significativamente o cotidiano de uma empresa.
Isso porque o sistema permite interligar diferentes áreas em um negócio, fazendo com que os colaboradores entendam qual o seu real papel em cada estágio dos procedimentos corporativos. Com a automatização do fluxo de atividades, portanto, a tomada de decisão se torna ainda mais eficiente.
Atualmente, o BPMS pode ser aplicado em variados setores do mercado, como companhias privadas e órgãos públicos. Inclusive, é possível integrar o Business Process Management Suite com plataformas Low-Code — que exigem pouca ou nenhuma codificação para a construção de aplicativos e processos.
Quais as vantagens do BPMS?
Ao implementar uma ferramenta BPMS, a gestão de uma empresa pode ter melhora significativa no gerenciamento dos processos, contando com mais velocidade, praticidade e segurança. Além disso, o sistema também auxilia no desempenho corporativo, oferecendo métricas e indicadores de avaliação.
Na prática, o BPMS ainda pode ser um grande aliado para medir, otimizar e automatizar as atividades de um negócio. Dessa maneira, os setores e as funções são horizontalizadas, possibilitando que todos os profissionais trabalhem em prol dos mesmos objetivos.
Um software de Business Process Management Suite é capaz de oferecer os seguintes benefícios às empresas:
- melhora na eficiência: as equipes de trabalho desempenham suas funções de maneira mais fluida e dinâmica;
- fornece uma visão abrangente dos processos: os colaboradores conseguem visualizar o fluxo de trabalho de ponta a ponta;
- potencializa a produtividade: os funcionários têm clareza sobre as tarefas que devem desempenhar, tornando a execução mais simples e ágil;
- ajuda na redução de tempo e recursos: a metodologia BPMS elimina etapas dispensáveis e permite detectar excessos em cada processo;
- monitora todos os processos: o sistema BPMS realiza o monitoramento e possibilita localizar pontos de melhoria nos procedimentos corporativos;
- permite uma tomada de decisão mais rápida: os gestores têm acesso a informações em tempo real e também a indicadores e dados, que possibilitam uma tomada de decisão muito mais eficiente.
Devido às vantagens que oferece, o BPMS tem sido cada vez mais implementado pelas empresas, já que aumenta a rentabilidade e fornece importantes diferenciais. Com um sistema de qualidade, portanto, o negócio pode se tornar mais produtivo e também competitivo em seu mercado de atuação.
Qual a diferença entre BPM, BPMS e BPMN?
O BPM, também conhecido por Gerenciamento de Processos de Negócio, é uma abordagem que tem o objetivo principal de acelerar a melhoria de desempenho na empresa. O intuito é gerar competitividade, eficiência e, sobretudo, redução de custos.
Dessa forma, o BPM conta com uma visão conjunta de todos os departamentos e processos que envolvem o funcionamento de um negócio. Com ele, é possível planejar, modelar, analisar, redesenhar, automatizar, monitorar e refinar os processos para atender às mudanças de mercado ou oportunidades internas.
O BPMS, como citamos, é a ferramenta responsável por automatizar e tornar a implantação do BPM mais prática e controlada. Ao acessar o sistema, por exemplo, o colaborador consegue visualizar todas as tarefas e seus respectivos resultados, uma vez que o BPMS integra diferentes soluções tecnológicas em um só local.
O BPMN, por outro lado, significa Modelo e Notação de Processos de Negócios, e consiste na maneira de representar e modelar os processos dentro da companhia. Com este sistema, as pessoas envolvidas têm acesso a informações sobre o que fazer em cada etapa do fluxo de trabalho.
Além disso, o BPMN utiliza um conjunto de símbolos e ícones para padronizar a representação dos elementos — apresentando gráficos que facilitam o entendimento dos profissionais. Dessa maneira, os procedimentos se tornam compreensíveis pelas diversas áreas e equipes da empresa.
Como automatizar processos com a BPMS?
Atualmente, praticamente todos os processos podem ser automatizados com o uso de um sistema BPMS. Para isso, é fundamental que a solução utilizada pela companhia conte com funcionalidades completas que fornecem informações valiosas para a estratégia de negócios.
Além disso, para ter os melhores resultados com o Business Process Management Suite, também é indicado realizar as seguintes etapas:
- mapeamento: é a fase inicial na qual se levanta todos os processos que fazem parte do funcionamento da empresa;
- padronização: é a etapa responsável por padronizar os processos, permitindo que as atividades se mantenham eficientes e fluam da melhor maneira possível;
- melhoria contínua: é o momento de adotar recursos que podem aperfeiçoar o fluxo de trabalho e permitir uma ampla integração entre setores e funções;
- otimização: é a fase na qual se define práticas que podem facilitar a realização dos processos, assim como a mensuração dos dados e relatórios.
Para ser implementado, o BPMS requer uma mudança cultural nas empresas para que tanto os gestores quanto os colaboradores estejam cientes sobre a integração dos processos. Ainda é essencial contar com métricas adequadas para avaliar se existem problemas que podem comprometer a agilidade e a fluidez das atividades.
Vimos que o Business Process Management Suite oferece uma série de vantagens aos negócios. Para tanto, é fundamental investir em uma solução completa e de qualidade para assegurar o diferencial e a competitividade em seu mercado de atuação.
Gostou do conteúdo? Então, aproveite a visita ao blog e confira também quais são os 5 principais benefícios da automação de processos!
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