Pouco a pouco, a tecnologia vem se tornando uma grande aliada da gestão pública. O setor, antes conhecido por seus processos lentos e burocráticos, passou a ganhar eficiência com a implementação de softwares que possibilitaram melhor produtividade.
Para um órgão governamental que busca se aprimorar e oferecer serviços de maior qualidade à população, é imprescindível entender os princípios fundamentais da digitalização dos processos nessas instâncias. Isso se deve ao fato de que tais entidades são provedoras de serviços públicos e, portanto, devem priorizar a transparência e a excelência no atendimento às necessidades da sociedade.
Neste artigo, abordaremos os fundamentos que sustentam a digitalização, oferecendo orientações sobre como implementá-la e os principais gargalos. Acompanhe!
Índice
O que é digitalização de processos?
Refere-se à transferência de arquivos ou dados físicos acumulados pela empresa para o ambiente virtual, o que implica que esses documentos sejam enviados para a nuvem.
Dessa forma, a dinâmica das organizações em relação ao acesso a essas informações se torna mais facilitada. Ao implementar a digitalização, o gestor consegue conceder acesso a esses documentos a determinadas pessoas de forma rápida e prática, independentemente de onde estejam, desde que possuam um dispositivo com acesso à internet.
O processo de digitalização possibilita a realização de diversas tarefas de maneira mais prática por meio de softwares de gestão, aplicativos, sistemas e sites. Com isso, é possível realizar trabalhos, entregar documentos, conduzir reuniões, prestar serviços e diversas outras atividades.
Com esse armazenamento cloud, as operações se tornam mais práticas e organizadas dentro da empresa. Ainda, é viável evitar gastos com a manutenção de pilhas de papéis contendo informações importantes.
Como esse processo é feito no setor público?
A transição para soluções eletrônicas no setor público, conhecida como digitalização de processos, consiste na mudança de procedimentos tradicionais, muitas vezes baseados em papel, para formas digitais. Isso inclui a conversão de documentos físicos, além da melhoria na gestão e na tramitação desses documentos.
À medida que as demandas cotidianas exigem fluxos mais ágeis e automatizados, empresas e governos têm buscado digitalizar suas rotinas. O Decreto Federal n° 10.278, de 18 de março de 2020, aborda a elaboração e o arquivamento de documentos em meios digitais, estabelecendo normas para que os documentos digitalizados tenham os mesmos efeitos legais que os originais em papel.
Essa transformação proporciona diversas vantagens que fundamentam seu investimento. Abaixo, listamos os principais pontos desse processo.
Planejamento e compreensão dos processos
É essencial realizar a organização meticulosa de todos os documentos que serão submetidos à digitalização. Manter esses arquivos em ordem facilita a identificação de padrões, o que permite a detecção de falhas e a identificação de áreas com potencial para melhorias.
Além disso, o gerenciamento de serviços desempenha um papel crucial na busca pela excelência no setor público, pois envolve uma análise minuciosa das atividades realizadas internamente, bem como daquelas relacionadas ao atendimento do povo. Essa abordagem é fundamental para alcançar resultados mais robustos e eficazes.
Avaliação da infraestrutura e dos tipos de soluções
Um aspecto crucial que requer avaliação, sendo uma das bases essenciais da digitalização, é a infraestrutura, assim como as modalidades de solução suportadas pelas entidades públicas. Essa análise torna-se fundamental especialmente ao considerar softwares programados de forma robusta.
Por exemplo, se uma prefeitura decidir implementar um software para automatizar seus processos, será necessário ter uma infraestrutura sólida, uma conexão de internet rápida e outros recursos para integrar o sistema à sua realidade. Se os dados não forem processados corretamente, a introdução dessa novidade pode resultar em contratempos e atrasos, ao invés de aumentar a produtividade e a eficiência desejadas.
Recursos estratégicos
Esse é outro detalhe crucial, pois identificar as táticas mais relevantes para o órgão em questão permite alinhar o melhor aplicativo para a demanda específica.
Afinal, não é útil adotar um programa com diversas funcionalidades se nenhuma delas se encaixa ao segmento ou se torna as demandas mais complicadas. No longo prazo, ele pode prejudicar a eficiência da equipe de trabalho e comprometer a excelência do serviço.
Escolha de um software que seja eficiente e de confiança
Ao escolher o software mais apropriado, é fundamental considerar a eficiência e a confiança como critérios essenciais. O sistema deve agregar valor ao trabalho da gestão pública, garantindo uma resposta eficiente às demandas da população e dispondo de um horizonte abrangente com todas as situações enfrentadas pelos órgãos públicos.
Além disso, é importante avaliar a disponibilidade de suporte adequado, a intuitividade do funcionamento, a capacidade de agrupar os serviços, sugestões e reclamações em uma única plataforma e a usabilidade, para atender às necessidades do time.
Quais são os desafios da digitalização no Brasil?
O fato é que o Brasil começou sua jornada digital com pelo menos 15 anos de atraso. De acordo com uma publicação da USP, enquanto países como a Dinamarca, hoje líderes no ranking da ONU de governo digital, iniciaram esse processo em 2001, nossa primeira estratégia de governo digital teve início somente em 2016.
Apesar de ainda termos um grande caminho pela frente, contamos com a vantagem de estarmos imersos em um cenário em que três em cada quatro brasileiros estão conectados à internet, com 97% deles utilizando dispositivos móveis.
Vale ressaltar que os principais desafios para a transformação digital do governo não são de natureza tecnológica, pois há ferramentas disponíveis atualmente capazes de resolver nossos problemas de maneira adequada, sendo que os principais gargalos são de ordem institucional.
Dessa forma, a digitalização de processos demanda, primeiramente, uma mentalidade alinhada por parte dos gestores públicos, especialmente os executivos de alto nível. Nesse sentido, será preciso esclarecer os benefícios comerciais, bem como o que tanto o governo quanto os cidadãos têm a ganhar com essa etapa.
Portanto, é crucial ponderar sobre os desafios e os aspectos éticos vinculados a essa jornada. Com uma liderança sólida, uma governança eficiente e medidas apropriadas, será mais fácil impulsionar com êxito a implementação da digitalização no âmbito público, proporcionando benefícios notáveis para os cidadãos e para a sociedade em geral.
Nesse cenário, contar com plataformas intuitivas faz toda a diferença. Com o Cronapp, você tem acesso ao Low-Code+ em sua forma avançada, um verdadeiro aliado nos processos de digitalização e no desenvolvimento de aplicativos relacionados a esse setor, tornando as etapas mais complexas de simples compreensão.
Este foi o nosso artigo sobre digitalização de processos. Para que essa etapa seja um sucesso no âmbito público, além de ficar atento aos pontos sobre planejamento, tipos de soluções e infraestrutura, será preciso ter foco nos desafios de ordem institucional, uma vez que os fatores de governança estão diretamente envolvidos.
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