Como definir a estrutura do projeto e planejá-lo bem antes de começar?

Se você já tem alguma experiência em TI, com certeza vivenciou problemas com prazos, retrabalhos por falta de comunicação ou por falta de um objetivo claro. Todos esses obstáculos têm origem em um mesmo ponto: a estrutura de um projeto não foi realizada de forma adequada, prejudicando todas as etapas do planejamento.

Pensando nisso, este artigo explica qual é a importância de definir a estrutura do projeto, qual é o valor do planejamento, por que essa etapa é tão fundamental e quais são as consequências da falta de estruturação de um projeto, seja a perda dos prazos, os prejuízos causados à credibilidade e o aumento das despesas na empresa.

A seguir, discutimos, ainda, sobre a diferença que o planejamento faz na eficiência da TI e mostramos como algumas definições, a exemplo do escopo de projeto, do prazo e das metodologias ágeis, podem ser a saída para o sucesso de uma empresa. Continue a leitura e aprenda mais sobre o assunto!

Índice

• 1 Qual é a importância de definir a estrutura do projeto?
• 2 Qual é o valor do planejamento antes de começar?
• 3 Por que o planejamento da estrutura de um projeto é tão importante?
• 4 Quais são as consequências da falta de estrutura de um projeto?
• 4.1 Perda dos prazos
• 4.2 Prejuízos à credibilidade
• 4.3 Retrabalho Aumento de custos
• 5 O que é preciso definir em uma estrutura de projeto?
• 5.1 Escopo de projeto
• 5.2 Duração de projeto
• 5.3 Recursos disponíveis
• 5.4 Metodologia de execução
• 5.5 SLA
• 5.6 Rotinas de documentação e monitoramento
• 6 Qual é a importância da realização de testes com o modelo?

Qual é a importância de definir a estrutura do projeto?

Assim como um bom projeto, para começar um bom artigo sobre o assunto precisamos definir primeiro o que significa estruturar e planejar cada novo objetivo para criar um produto, serviço ou reiterar sobre esforços anteriores.

Um projeto pode ser definido como uma série de etapas desenhadas para uma ação temporária e focada em uma meta final.

Dentre os desadios de TI, é muito comum que gerentes e diretores identifiquem corretamente as necessidades e as demandas ao longo de sua rotina de trabalho, mas não tenham uma base formatada para lidar com os problemas da forma mais otimizada, rápida e econômica possível.

Entrar de cabeça em um projeto sem estrutura é como pegar a estrada sem saber o caminho, quanto de gasolina tem no tanque e quanto de dinheiro você tem no bolso. O mais certo é que você se perca e desista. Mesmo que o destino seja alcançado, o desgaste no caminho será em vão, já que nada dessa jornada poderá ser aproveitado na próxima.

Projetar nem sempre significa traçar um caminho fechado em direção ao objetivo do time, mas prever o que será preciso e ter ações e ferramentas prontas para lidar com os obstáculos que surgirem.

O líder de equipe é o responsável por criar essa estrutura suficientemente firme para manter o projeto em seu curso e flexível o suficiente para lidar com problemas e oportunidades inesperadas.

Qual é o valor do planejamento antes de começar?

Não existe uma receita pronta que funcione para todos os projetos. Mesmo limitando ao setor de TI, podemos citar esforços de desenvolvimento ágil, segurança, automação, suporte, administração de redes, entre muitos outros com especificidades diferentes e que exigem formas de trabalhar exclusivas.

Mas isso não quer dizer que seja impossível aplicar uma estrutura-base e sustentar cada projeto a partir dela. O que importa é o tipo de preparação feito antes mesmo dos trabalhos começarem.

Todas as etapas devem estar bem definidas, do levantamento de problemas até a validação e avaliação do trabalho feito. Para estruturar um projeto é preciso levar em conta quais serão os meios necessários para sua criação e implementação, como, quando e por quê.

Essa não é apenas uma questão de organização. Com a transformação digital no mercado, a eficiência na execução operacional de uma empresa pode ser a diferença entre o fracasso e o sucesso. A boa estrutura do projeto leva a um produto ou serviço de mais qualidade, com profissionais mais motivados e utilizando menos recursos. Que negócio não se beneficia com esses ganhos?

Por que planejar a estrutura de um projeto é tão importante?

Agora que você sabe qual é o valor do planejamento do zero, é importante entender por que profissionais devem planejar a estrutura de um projeto, certo?

O motivo está associado ao conceito de projeto, que requer uma série de etapas focadas em uma ação com uma determinada meta.

Não por menos, a estruturação do projeto, incluindo informações como escopo, duração, recursos disponíveis, metodologias de execução e SLAs, é responsável por definir cada uma das etapas do planejamento, sem as quais a equipe não consegue situar os objetivos da ação temporária.

Então, apesar de o planejamento demandar um tempo da equipe de colaboradores, esse é um passo indispensável para a execução do projeto, atingindo os objetivos no período previamente estabelecido pelo acordo.

Quais são as consequências da falta de estrutura de um projeto?

Neste momento, você descobriu por que é necessário separar um tempo para a estruturação do projeto. Mas a dúvida que fica é sobre as consequências da falta de um planejamento da ação, não é?

Para ajudar você a compreender a questão, listamos as principais decorrências de não estruturar o projeto devidamente. Confira!

Perda dos prazos

O tempo de duração é um dos pontos-chave que devem constar na estruturação de um projeto. Portanto, quando os profissionais não definem o planejamento da ação, a consequência é ultrapassar o período necessário para executar o serviço.

Prejuízos à credibilidade

Quando uma equipe não consegue cumprir os objetivos de um projeto no prazo acordado, a credibilidade dos projetistas é colocada à prova. Como resultado, as Pessoas Físicas e Pessoas Jurídicas contratantes podem escolher os concorrentes, com melhor reputação no mercado, para execução da obra.

Retrabalho

Outro prejuízo associado à falta de estrutura de um projeto é o retrabalho, isto é, quando um trabalho não é devidamente concluído e precisa ser refeito pelos colaboradores. Por isso, considere que o planejamento da ação, ainda que demande um tempo extra, é crucial para poupar o tempo e otimizar a produtividade dos profissionais envolvidos na missão.

Aumento dos custos

Por fim, a equipe que não realiza o planejamento da ação está mais suscetível a gastar mais para a executar o serviço. Isso ocorre porque o projeto deve definir os recursos disponíveis para a obra, prevendo quanto se deve gastar para alcançar as metas em um determinado prazo.

O que é preciso definir em uma estrutura de projeto?

Então é hora de partir para a prática e começar a estruturar seus projetos de TI dentro da empresa. Como dissemos, não existe uma estrutura única — cada caso é um caso.

Mas é possível criar uma base fixa de itens essenciais para o sucesso da equipe em cada novo objetivo a fim de planejar, executar e medir o resultado de forma simples e confiável.

Escopo de projeto

Talvez a característica que mais defina a estrutura de um projeto seja o seu escopo. É ele que vai determinar o quanto aquele esforço vai custar, se ele vale a pena, se é executável e quais indicadores serão necessários para medir o seu sucesso.

Existem quatro pilares fundamentais para definir o escopo de projeto. Os três primeiros já são bastante conhecidos de líderes de equipe: prazo, custo e qualidade. Estipular metas para cada um deles é a melhor forma de criar um equilíbrio na execução e priorizar o que é mais importante para o sucesso daquele planejamento.

O quarto pilar vem ganhando cada vez mais importância na gestão de projetos de TI: o gerenciamento de expectativa do stakeholder. Manter um alinhamento das expectativas dos interessados no projeto reduz os desapontamentos e ajuda a equipe a manter o foco no que realmente interessa.

Duração de projeto

Um erro comum de gestores em todas as áreas é lidar com projetos intermináveis, que, inclusive, perdem o sentido de existir depois de um tempo. Projetos são esforços temporários e focados, não podem se perder do objetivo principal nem negligenciar etapas ao longo do caminho.

Portanto, nunca comece um planejamento sem determinar o prazo para o término. Se ele tiver que ser alterado durante o processo, faça de forma clara e objetiva, tanto para os integrantes da equipe quanto para os stakeholders.

Recursos disponíveis

A mesma coisa pode ser dita dos recursos utilizados em um projeto, seja monetário, humano ou de convergência tecnológica, por exemplo.

Um ganho importante dessa estruturação é poder manter o foco da equipe no resultado, direcionando todos os esforços para o caminho delimitado.

Foco é uma consequência importante da estrutura de projeto: ele permite que você reduza consideravelmente os riscos, garanta os benefícios prometidos na definição e otimize ao máximo esse processo.

Metodologia de execução

Metodologias ágeis são técnicas baseadas em experiências práticas que facilitam na hora de planejar e executar. Elas funcionam como um framework que você pode adaptar às suas necessidades. Além disso, essas metodologias funcionam como plataformas de motivação, por sua dinâmica de execução, como é o caso do Scrum, muito utilizado em projetos de desenvolvimento e TI.

A motivação também é importante porque o papel principal do gestor junto à sua equipe é influenciar, motivar e manter o foco no resultado. Na formação do time, devem ser levados em conta os desafios que constituem o projeto, portanto é essencial que as habilidades das pessoas atendam às necessidades da empreitada.

SLA

É importante identificar a quais SLAs o projeto estará submisso, pois isso impactará diretamente no prazo, no custo do projeto e, até mesmo, no uso eficaz dos recursos.

Assim como cada planejamento deve seguir suas características próprias, o ideal é poder definir um SLA para cada projeto, observando suas demandas e necessidades.

Rotinas de documentação e monitoramento

O último item da lista é muito importante, mas costuma ser ignorado em empresas do mundo todo. Nenhum projeto tem sucesso garantido se não for possível medir e observar o desempenho da equipe e acompanhar a execução de cada etapa.

Dividir o projeto em fases ou pontos macros é fundamental para conseguir avaliar o resultado dos esforços aplicados até o momento e corrigir qualquer anomalia em tempo, sem comprometer o todo.

Junto ao seu planejamento de operação, é preciso definir as ferramentas e os indicadores que avaliarão o desempenho de toda a equipe. Além de manter o projeto nos trilhos, essa documentação será o caminho para você aperfeiçar a sua liderança e seus próximos planos para o futuro da empresa.

Afinal, a necessidade de inovar no mercado não pode ser confundida com pressa. Parar um tempo para planejar e elaborar a estrutura de um projeto pode ser o que falta para a sua empresa desenvolver com mais qualidade, mais agilidade e menos tempo.

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