O orçamento de TI é um ponto fundamental das rotinas de organização e gestão de uma empresa. Ele auxilia o negócio a identificar a quantidade de recursos que será destinada a cada área. Ao mesmo tempo, para o gestor, é a ferramenta que facilita processos de corte de gastos e definição de melhorias internas.
Justamente por isso, o orçamento de TI deve ser definido com cuidado. A empresa precisa estar preparada para compreender as suas demandas e avaliar a melhor maneira de direcionar os seus gastos. Para te ajudar a entender mais sobre o tema, preparamos o texto a seguir.
Continue a leitura e veja como o orçamento de TI influencia todas as áreas do setor!
Índice
O que é o orçamento de TI?
O orçamento de TI é um documento que lista como todas as verbas do setor serão usadas em um determinado período. Ele é definido a partir das demandas da companhia e dos seus projetos de médio e longo prazo. Assim, o gestor terá uma forma simples de verificar o que será investido e como cada recurso deverá ser aplicado no dia a dia da área.
Um bom orçamento de TI deve ser abrangente e preciso. Novos investimentos, reservas financeiras para projetos de desenvolvimento de sistemas e gastos com empresas parceiras devem ser listados de modo claro e transparente. Dessa forma, a equipe conseguirá avaliar o impacto dos seus gastos rapidamente e realizar melhorias sempre que for possível.
Por que o orçamento de TI deve ser definido com cuidado?
O orçamento de TI tem um papel de destaque no dia a dia da empresa. Com ele, o negócio pode avaliar, por exemplo, se os seus investimentos geraram resultados.
Se a companhia aplica em cloud computing para gerar corte de despesas, por exemplo, bastará acompanhar a evolução dos custos operacionais a médio e longo prazo no orçamento para identificar os impactos. Dessa maneira, o investimento em tecnologia poderá ser otimizado, caso necessário, ou mesmo replicado em outras partes da cadeia operacional.
O orçamento também auxilia o negócio a estruturar o direcionamento das suas receitas de modo preciso e avaliando as necessidades de cada equipe. Para profissionais, isso auxilia no planejamento de novas rotinas e na busca por um trabalho de maior qualidade. Afinal de contas, todos saberão a quantidade de recursos que terão disponíveis e como eles deverão ser utilizados no dia a dia.
Diante disso, a definição quanto ao tamanho do orçamento de TI deve ser feita com grande cuidado. A empresa precisa avaliar as demandas de todos, assim como os pontos que podem ser otimizados. Isso permitirá ao gestor cortar gastos com mais precisão, evitar gargalos no futuro e garantir que todos tenham os recursos necessários para executar um trabalho de alta qualidade.
Quais são as boas práticas para definir um orçamento de TI robusto para a sua empresa?
A definição do orçamento de TI, como apontamos, exige grande cuidado da parte do gestor. O ideal é que ele adote um conjunto de estratégias para mitigar riscos e melhorar a qualidade das rotinas existentes. Veja, a seguir, algumas abordagens que podem ser adotadas com esse fim!
Conheça as demandas da equipe
Todo time tem demandas específicas, que são definidas conforme as rotinas da área e os objetivos do setor. Conhecer cada uma é um ponto básico na hora de montar o orçamento da TI. Afinal, isso permitirá que o orçamento tenha todos os recursos de que a equipe precisa listados, evitando problemas no futuro relacionados à falta de recursos.
Avalie se há a necessidade de trocar equipamentos
Um time de TI funcional é aquele que tem ao seu dispor uma infraestrutura moderna e robusta. Por isso, regularmente, faça avaliações para checar se há a necessidade de trocar peças e atualizar os softwares existentes. Dessa maneira, os recursos para tais investimentos serão alocados sem prejudicar o resto das operações da empresa.
Identifique as tendências do setor
Para avaliar se há a possibilidade de cortar gastos do orçamento de TI, também é importante avaliar as tendências do setor. Novidades como o investimento em softwares personalizados e a computação na nuvem têm se destacado como meios de reduzir custos operacionais. Por isso, ficar atento a elas pode auxiliar a empresa a identificar oportunidades e tornar o orçamento mais preciso e compacto.
Revise contratos e licenças
Sempre que um novo orçamento for estruturado, aproveite o momento para revisar os contratos e licenças ativos. Toda empresa tem demandas que mudam com o tempo. Por isso, a hora de montar um novo orçamento deve sempre ser vista como um instante para identificar se há a possibilidade de cortar gastos e melhorar o direcionamento de recursos.
Diante disso, faça uma análise completa de todos os contratos e licenças de software existentes. Busque alternativas (como a terceirização e os softwares sob medida) e reveja as licenças que não mais atendem às demandas internas. Assim, será fácil evitar desperdícios e diminuir o impacto que a TI tem sobre os custos da empresa.
Faça revisões periódicas
Um bom orçamento de TI é aquele que se adapta às demandas da companhia, sempre buscando alternativas com alto custo-benefício. Por isso, é importante que ele seja completamente revisado regularmente.
O gestor deve, portanto, identificar pontos que demandam melhorias e gastos que não são mais necessários. Além disso, precisa avaliar se as medidas tomadas anteriormente tiveram bons impactos e realizar ajustes. Desse modo, o orçamento será mais robusto e funcional.
O direcionamento de recursos financeiros faz parte do dia a dia de qualquer gestor, mas, ao investir em novos sistemas, contratar empresas parceiras ou mesmo trocar partes da infraestrutura, os responsáveis devem ser cuidadosos. Afinal, qualquer erro pode causar um impacto direto na competitividade da companhia.
Por isso, ao estruturar o orçamento de TI, a empresa deve sempre fazer uma avaliação do seu perfil operacional e de como as suas rotinas podem ser otimizadas. Também deve avaliar os planos e o que será modificado nos próximos meses. Dessa maneira, será possível reduzir pontos de desperdício e atingir grandes resultados a médio e longo prazo.
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