Como lidar com o shadow IT nas empresas?

No contexto de uma empresa que atua na área de TI, impedir que membros da equipe realizem determinadas práticas consideradas inadequadas ou até mesmo proibidas, como o uso de softwares ou tecnologias da organização sem o seu consentimento, é um verdadeiro desafio. Esse tipo de ação é conhecida como Shadow IT.

Controlar o acesso aos sistemas, priorizar ameaças e aumentar o monitoramento da rede são apenas algumas das medidas que podem ser implementadas para que a empresa se proteja dos riscos e estabeleça um ambiente organizacional seguro e produtivo.

No decorrer deste conteúdo, mostraremos o que é Shadow IT, por que é tão importante evitá-lo nas empresas e quais as melhores práticas para lidar com essa questão. Continue a leitura do artigo para entender um pouco mais sobre o assunto!

O que é Shadow IT?

Por mais duras que sejam as políticas de uso de softwares dentro de uma organização da área de TI, nem sempre é possível evitar que os colaboradores utilizem serviços, dispositivos, sistemas e recursos de tecnologia da empresa sem o consentimento da gestão, e é exatamente isso que é Shadow IT. A prática não se resume apenas às tecnologias da companhia, uma vez que o Shadow IT pode ser entendido como um comportamento.

É claro que existem diversas soluções e serviços que não precisam de autorização expressa para serem utilizados, o que contribui para a proatividade e a produtividade dos funcionários. Afinal, o ritmo de desenvolvimento de softwares pode se tornar engessado se os profissionais tiverem que pedir autorização toda vez que precisarem testar uma ferramenta.

Contudo, é fundamental que a organização tenha uma boa infraestrutura de TI — munida com ótimos recursos de um software na nuvem — capaz de atender às demandas de cada departamento do negócio sem que os funcionários acabem praticando Shadow IT.

Por que é importante evitar o Shadow IT?

Agora que você já sabe o que é Shadow IT, mostraremos alguns dos principais motivos pelos quais é imprescindível que a organização implemente medidas para evitar esse tipo de comportamento.

Possibilidade de vazamento de dados sigilosos

Não é preciso ser especialista em TI para saber que a falta de boas políticas de controle de acesso aos dados sigilosos é uma das principais causas de vazamentos de informações de clientes e da própria empresa.

O fato é que, a partir do momento em que um colaborador tem acesso a um equipamento sem que as suas atividades estejam sendo monitoradas, toda a infraestrutura de TI do negócio se torna altamente vulnerável.

Redução da produtividade

Cada recurso tecnológico da empresa, seja ele um sistema ou um dispositivo, é implementado pela gestão justamente para que o negócio mantenha um ritmo de produtividade satisfatório.

A partir do momento em que membros da equipe começam a fazer uso de softwares não oficiais, há uma probabilidade muito maior de que ocorram travamentos, problemas de incompatibilidade de formatos de arquivos, entre outros gargalos que geram atrasos nos prazos de entrega e comprometem toda a operação.

Falta de organização

A gestão de TI organiza todos os processos internos pensando nas necessidades de cada projeto, departamento ou tarefa. A ideia é centralizar toda a estrutura de modo que seja possível monitorar e controlar tudo o que é realizado dentro da empresa, pois, dessa forma, fica muito mais fácil encontrar soluções rápidas para qualquer problema que possa acontecer.

Quando um colaborador decide salvar os dados em servidores em cloud computing distintos (OneDrive, Google Drive, DropBox etc.) ou até mesmo em HDs de dispositivos móveis, torna-se mais trabalhoso organizar e analisar as informações, sem mencionar os riscos de perdê-las.

Dificuldade de acompanhamento de métricas

Mensurar o desempenho de cada departamento é uma das responsabilidades mais importantes para que a empresa se mantenha produtiva e competitiva. Mas, para isso, é fundamental que todos os colaboradores utilizem um software integrado, no qual o banco de dados seja compartilhado e cada ação seja registrada.

Quando os profissionais praticam Shadow IT e passam a utilizar soluções tecnológicas por conta própria, passa a ser inviável acompanhar as métricas e analisar os resultados de forma minuciosa, o que atrapalha bastante a tomada de decisões e torna os feedbacks imprecisos.

Como lidar com Shadow IT nas empresas?

Por fim, mas não menos importante, mostraremos algumas boas práticas para lidar com o Shadow IT em sua organização e evitar os problemas que foram mencionados acima. Veja a seguir!

Disponibilize alternativas

Na era da transformação digital, em que as pessoas têm as suas próprias formas de chegar a uma mesma solução, é muito comum que os profissionais já utilizem softwares ou dispositivos de sua preferência para realizar determinadas tarefas, e não há nenhum problema nisso.

O que a empresa pode fazer para evitar a prática de Shadow IT é disponibilizar uma gama de opções mais ampla para que os profissionais não precisem recorrer a alternativas que fujam das políticas de TI.

O departamento de TI deve analisar quais são as plataformas mais utilizadas e oferecer possibilidades para que os funcionários executem suas tarefas de forma produtiva e segura.

Priorize ameaças

Nem todas as alternativas usadas pelos funcionários podem ser consideradas ameaçadoras. Por isso, é fundamental que a equipe de TI priorize o que, de fato, apresenta riscos à segurança de dados da organização.

Faça o monitoramento de rede

Uma ótima maneira de lidar com o Shadow IT é melhorar o monitoramento da rede em relação aos novos dispositivos conectados, em especial os que não foram previamente informados à gestão.

Sempre que aparecerem novas aplicações ou recursos na rede, faça uma varredura. A ideia é tornar esse tipo de ação parte da rotina da empresa, como uma medida de segurança para obter informações detalhadas sobre cada novo dispositivo ligado à rede.

Estabeleça políticas de BYOD

Crie uma lista de aplicações, dispositivos, sistemas e outras medidas que tenham sido previamente aprovadas pela gestão de TI, pois isso facilitará a rotina dos profissionais e permitirá que eles tomem decisões de forma mais autônoma sem que a segurança da empresa seja comprometida ou que ocorram problemas de compatibilidade.

Como você pôde conferir neste conteúdo, a prática de Shadow IT nas empresas pode colocar os dados corporativos em risco, comprometendo não apenas a segurança da informação como também a própria reputação do negócio. É preciso investir em soluções práticas para melhorar o controle das atividades e em recursos tecnológicos que atendam às necessidades da equipe.

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