O que é um sistema ERP e para que serve, afinal? Descubra!

A digitalização de processos nas empresas ocorre em alta velocidade. Nesse sentido, é preciso se atualizar e incorporar novas tecnologias aos negócios, de modo a manter-se no mercado e aumentar o diferencial competitivo. Softwares são extremamente úteis nesse cenário de transformação digital, visto que promovem, entre outras coisas, centralização de dados e otimização de processos.

Neste artigo você entenderá o que é um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) e para que serve. Vamos citar também as principais vantagens de usar esse software, além de explicar como ele é implementado na empresa e os cuidados a serem tomados na hora da contratação da solução. Continue a leitura até o final!

O que é um sistema ERP e para que serve?

Um ERP é um software de gestão responsável por centralizar dados e otimizar processos. A ideia por trás de um ERP é resolver um problema recorrente das empresas, que é a dificuldade de comunicação entre os sistemas usados nos setores da companhia. Muitas das vezes, esses sistemas são feitos em linguagens de programação diferentes, dificultando a compatibilidade de dados e o compartilhamento das informações entre eles.

Por ser composto de vários módulos, um ERP realiza essa integração por meio de uma API (Application Programming Interface) ou interface para a programação de aplicações. Dessa forma, os diversos softwares da empresa podem agora compartilhar dados que serão visualizados na tela do ERP, independentemente do formato destes e da linguagem de programação empregada. Geralmente, um ERP vem com os seguintes módulos nativos:

• vendas;
• contabilidade;
• financeiro;
• Recursos Humanos, entre outros.

Portanto, um ERP serve para aumentar a eficiência dos processos, facilitar a comunicação entre os setores e tornar a operação mais ágil. Na prática, o que ocorre é uma melhor sincronização, por exemplo, entre os setores de vendas e contabilidade. No momento em que uma venda é registrada no sistema, o setor contábil logo fica sabendo da movimentação, agilizando os processos correlatos, como a emissão de notas fiscais e os procedimentos para recolhimento de impostos.

Quais as vantagens de um sistema ERP?

Até aqui falamos em termos gerais sobre os impactos de um ERP na empresa. A seguir, vamos detalhar as principais vantagens de contratar essa solução, mostrando que ela é crucial para promover a transformação digital do negócio.

Redução de erros

Sistemas integrados são muito menos propensos a erros do que os não integrados. Um ERP dispensa, por exemplo, o uso de planilhas no Excel, visto que este é um meio bastante suscetível de obter informações duplicadas. Menos erros implicam também em redução de custos e aumento da eficiência no trabalho dos colaboradores.

Aumento de produtividade

O colaborador passa a ser mais produtivo porque o seu trabalho manual e repetitivo agora é delegado ao software. Mais do que um ganho de tempo, o profissional pode se dedicar a outras atividades de maior valor agregado ao negócio, de modo a desenvolver suas habilidades criativas, analíticas e gerenciais, por exemplo.

Apoio à tomada de decisões

A centralização e integração de dados promovidas pelo ERP permite aos gestores uma visão mais ampla do negócio. Essa capacidade é indispensável nos dias de hoje, principalmente por servir de suporte na identificação dos gargalos de produção e novas oportunidades de negócios. Isso porque um ERP pode também armazenar informações sobre consumidores e concorrentes da empresa, auxiliando os gestores em tomadas de decisão.

Transparência e segurança

Um ERP tem também um forte apelo para a segurança da informação. Visto que as empresas precisam estar em conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), tal vantagem evita que o negócio incorra em multas e sanções. A transparência, por sua vez, se dá quando existe uma boa coordenação e sinergia entre os setores da empresa, causados pela integração e compartilhamento de dados.

Aumento de receita

Processos internos mais eficientes impactam o consumidor final, o que se traduz em mais vendas, satisfação e fidelização. Um ERP permite fazer análise e monitoramento das tendências de consumo do público, contribuindo também na otimização do estoque e, consequentemente, na melhor alocação dos recursos financeiros da empresa.

Análise e monitoramento de desempenho

Poder analisar e monitorar o desempenho dos colaboradores e dos processos internos é uma das vantagens mais importantes de um ERP. Existem muitas métricas e indicadores a serem avaliados, de modo a saber com exatidão se o volume de vendas do negócio, por exemplo, está condizente com as projeções de receita feitas inicialmente.

Como o sistema ERP pode ser implantado na prática?

Um ERP pode ser instalado nas máquinas da empresa, funcionar na nuvem ou ser híbrido. Antes de procurar uma solução no mercado, é fundamental definir quais os objetivos e metas devem ser atingidos. Ter essa clareza desde o início vai facilitar a escolha do ERP que melhor se encaixa às necessidades do negócio, bem como vai tornar as análises de KPIs, ou indicadores de performance, mais eficientes.

Módulos do ERP

Como dissemos, um ERP vem com alguns módulos nativos. No entanto, é possível personalizar a solução, de modo a trazer os resultados que a empresa precisa. Na hora de contratar o sistema, é possível adicionar módulos como:

• controle patrimonial;
• gestão de projetos;
• CRM, ou gestão de relacionamento com o cliente.

Treinamento dos colaboradores

Mesmo que o ERP contratado tenha uma baixa curva de aprendizado, investir na capacitação dos profissionais é fundamental. Isso porque de nada adianta manusear somente as funcionalidades básicas da ferramenta, de modo a não explorar o seu máximo potencial.

O tempo de treinamento do time é algo que pode variar de empresa para empresa, a depender do tipo de ERP contratado e dos objetivos do negócio.

Quais os cuidados na hora de escolher o sistema ERP?

Um cuidado imprescindível está no investimento necessário para a contratação do ERP. Em outras palavras, é preciso avaliar se a solução cabe no orçamento da empresa e se existe um custo-benefício real. Também é fundamental escolher uma empresa que ofereça suporte aos colaboradores, não só na fase de implantação, mas também depois que o sistema estiver funcionando. Afinal, problemas podem acontecer, exigindo que a equipe de suporte esteja disponível para solucionar o chamado, o mais rápido possível.

Entendeu o que é um sistema ERP e para que serve? Como vimos no texto, trata-se de uma solução responsável por integrar e centralizar dados, trazendo produtividade e eficiência aos processos. É um componente indispensável na transformação digital do negócio, permitindo que a empresa incorpore novas tecnologias e tendências às suas operações, aumentando suas receitas e o seu diferencial competitivo.

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