A digitalização tem impactado diretamente o ramo empresarial de diversas formas por causa do aumento da demanda do mercado e do público consumidor em relação a recursos cada vez mais ágeis e precisos. Nesse sentido, a automação de processos pode garantir o fornecimento de novos canais de contato para prestar suporte ao cliente, facilitar a execução de funções burocráticas, permitir o trabalho remoto das equipes, entre outros diferenciais.
A automatização substitui trabalhos manuais por ferramentas autônomas, que executam determinadas funções. Sua utilização traz vantagens à companhia e às equipes, pois torna tudo mais ágil, preciso, produtivo e eficiente.
Pensando nisso, elaboramos um conteúdo completo para você. Fique por dentro de tudo sobre automação de processos. Acompanhe!
Índice
A automação de processos e seu funcionamento
Automação de processos nada mais é do que substituir atividades realizadas pelos colaboradores para softwares, equipamentos e máquinas. Dessa forma, são esses instrumentos que se se tornam responsáveis pela realização contínua das tarefas.
Isso significa também que a automatização é capaz de assumir tanto procedimentos simples, quanto mais complexos, sendo que o nível de intervenção humana depende de cada caso. Ou seja, um funcionário que utiliza uma tabela do Excel para realizar cálculos utiliza a automação, mas deve incluir os dados na tabela. Já um equipamento automatizado pode ser responsável pelo processo de fabricação de um produto, sendo que o operador só precisa programá-lo — nesse caso, a atuação humana é ainda menor.
Portanto, a automação pode marcar presença no cotidiano laboral de diversas formas, contribuindo com a eficiência produtiva de companhias de todos os portes e segmentos.
5 vantagens de automatizar processos
Existe uma série de benefícios que podem ser conquistados por meio da presença tecnológica no fluxo operacional da sua empresa. Conheça os mais notáveis.
1. Aumento da agilidade diária
A vantagem que pode ser sentida logo no início é a agilidade. Obrigações manuais, executadas exclusivamente por pessoas, demanda mais tempo e dedicação — é necessário passar horas fazendo tarefas como lançamentos e cruzamentos, o que não é nada interessante ou estratégico.
A automação garante que as atividades sejam realizadas com agilidade muito superior, pois elas são feitas por aplicativos e softwares de ponta, que lidam com grande volume de processamento e trabalham continuamente (sem interrupções). Dessa forma, tarefas que poderiam demorar horas ou dias de trabalho são cumpridas em segundos. É o caso da elaboração de relatórios gerenciais.
2. Maior precisão nos processos
Outro destaque está na melhoria da precisão. Afinal de contas, o trabalho manual está sujeito a falhas e impasses, pois as pessoas cometem deslizes por distração e desatenção. Softwares de gestão, por exemplo, que são elaborados para a execução de determinadas atividades, são menos suscetíveis a erros. Ou seja, as taxas de acerto e padronização se tornam muito superiores.
Portanto, programas de automação contam com algoritmos que orientam o trabalho diário, definindo o que será feito a fim de garantir um fluxo mais organizado e preciso. Isso é indispensável para as empresas ampliarem seus níveis de produção e qualidade.
3. Maior foco no que é estratégico
A automação lida bem com funções repetitivas e padronizadas, pois não exigem criatividade, visão estratégia e decisões complexas. Portanto, o foco da tecnologia em processos internos está no que é burocrático e repetitivo a fim de cumprir tais demandas com facilidade, deixando a equipe livre para focar naquilo que mais importa para o negócio.
Nesse sentido, os profissionais adquirem mais tempo para priorizar o desenvolvimento de estratégias, o que permite desenvolver táticas competitivas, bem como melhorar decisões ao longo do fluxo operacional.
4. Integração entre os setores da empresa
Com um fluxo de informações integrado entre os departamentos da companhia é possível evitar que um setor espere muito tempo para concluir um procedimento produtivo quando esse depende do aval de outras equipes.
Além disso, a gestão e compartilhamento de dados é potencializada — graças à computação na nuvem, por exemplo — e as tarefas podem ser desenvolvidas de forma colaborativa e as consultas de informações relevantes se tornam transparentes e simplificadas, o que diminui falhas de comunicação.
5. Redução de custos não estratégicos
Existe uma série de custos estratégicos que melhoram a produtividade e a eficiência da empresa — como investimentos em transformação digital. Em contrapartida, também existem gastos não estratégicos, como excesso de contratações e compras de materiais.
Nesse sentido, a automatização de processos é uma grande parceira da redução de custos não estratégicos. Afinal de contas, ameniza despesas com mão de obra desnecessária, desperdícios, falhas, burocracias, deixando a companhia mais enxuta. Essa condição implica naturalmente em mais lucro e retorno sobre investimento.
Ferramentas que contribuem para a automação organizacional
Existe uma infinidade de soluções tecnológicas que podem beneficiar setores e resultados organizacionais de diversas formas. Conheça alguns exemplos.
Automação produtiva
Automatização é sinônimo de produtividade, pois toda a instituição pode ser informatizada. Ou seja, domínio do tempo, de prazos, de reuniões, de processos, de eficiência laboral, tudo isso pode ser feito por meio de sistemas de gestão. O uso dessas ferramentas eleva e muito o desempenho em qualquer setor e segmento.
Automação de atendimento
O atendimento é a porta de entrada para diversos tipos de empresas. Quanto melhor a maneira de receber os consumidores, tirar dúvidas e apresentar soluções, mais reconhecida ela será. Por isso, investir na otimização do SAC é indispensável para oferecer uma experiência comercial de qualidade ao público. E isso pode ser obtido por meio da automatização de processos.
Centrais de suporte ao cliente estão cada vez mais enxutas. Assim, empresas podem utilizar diferentes recursos, como chat online, e-mail, telefone, redes sociais, WhatsApp, entre outros. Todos esses canais podem ser gerenciados de forma integrada e simultânea a fim de estreitar a relação entre marca e consumidor.
Atendimentos de qualidade são indispensáveis para que uma instituição ganhe notoriedade no mercado. Para que isso funcione, com a alta demanda e agilidade que o público imediatista exige, a automação é mais do que necessária.
Automatização de processos de TI
A área de TI também tira proveito da informatização operacional. Um exemplo bastante evidente é a abertura de chamados. Com uma plataforma help desk, a equipe de desenvolvedores pode administrar melhor os pedidos abertos pelos usuários, evitando retrabalhos, erros de comunicação ou o não cumprimento das políticas de suporte ao cliente.
Além disso, existem também soluções que simplificam o controle, o gerenciamento e a publicação de aplicações, gerando mais integridade e segurança dos projetos elaborados pela equipe de TI.
Um exemplo evidente é o uso de templates para desenvolvimento de aplicativos. Softwares que oferecem códigos já prontos, garantem uma grande redução na dificuldade de execução das tarefas e na redução dos prazos de entrega.
Automação da gestão financeira
Empreendedores e gestores têm uma grande demanda de obrigações para solucionar. Se, além disso, eles gastarem muito tempo com o controle financeiro, outras funções importantes para o andamento do negócio deixarão de serem feitas.
Por isso, usar sistema de gestão de finanças é indispensável para administrar o capital da companhia com eficiência. Com a ferramenta adequada é possível cuidar do fluxo de caixa, agendar pagamentos, controlar recebimentos (e cobranças), fazer cobranças, computar todos os custos operacionais, emitir notas fiscais, gerar relatórios detalhados, entre outras facilidades.
Como visto, a automação de processos traz inúmeros benefícios para as organizações. Logo, é importante considerar as demandas e necessidades da empresa para selecionar o melhor pacote de soluções tecnológicas para garantir o aprimoramento de atividades a fim de torná-la mais escalável e competitiva.
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