No dia a dia das empresas, é comum se deparar com situações como falha na gestão, dificuldade de acesso a documentos e gerenciamento eficiente. Por essa razão, ter uma implementação de sistemas de qualidade é uma das principais temas no desenvolvimento do projeto que tem atenção redobrada.
Isso porque ela funciona principalmente na otimização na fluidez da produtividade da empresa e proporciona tecnologias e ferramentas para melhor gestão de documentos e modelagem de processos.
Contudo, problemas podem dificultar sua utilização. Para isso, preparamos este post e explicaremos quais são as principais questões que podem ocorrer como resistência à sua instalação, necessidade de planejamento, falta de suporte, etc e como evitá-las. Confira!
Índice
Implementação de sistemas: 4 problemas mais comuns
Com a implementação de sistemas eficiente na sua empresa, você terá processos simplificados, padronizados e integrados nos diferentes departamentos da companhia. Contudo, a sua execução é um verdadeiro desafio por conta das dificuldades em se adaptar com os softwares na rotina empresarial. Conheça agora quais são os 4 problemas que mais acontecem nesse momento.
1. Ausência de planejamento
O fato é que a implementação de sistemas é uma etapa minuciosa em que pode interferir diretamente na produtividade da empresa. Portanto, o planejamento é obrigatório para ter parâmetros concretos sobre recursos disponíveis, análise de dados reais e definir o tempo de cada etapa. Avaliar cada fase até a sua implementação evita imprevistos desnecessários.
Além disso, um planejamento eficaz reduz o tempo de execução por ter em mãos a planilha calculada para ter real noção dos gastos, além de conhecer as metodologias de inovação. Afinal, a aplicação de softwares na empresa precisa de vários requisitos como licença de software, parâmetros sobre as ferramentas personalizadas, treinamento da equipe para sua utilização etc. É preciso ter ideia de todos os critérios para que o investimento não se torne bastante dispendioso.
Para isso, o planejamento pode ser baseado junto com a Estrutura Analítica do Projeto (EAP), uma ferramenta de gestão voltada para o detalhamento de medidas relacionadas ao projeto. Com ela será possível organizar de forma eficiente todas as etapas como:
- levantamento dos custos de operação;
- organização as atividades a serem executadas;
- cronograma de ações;
- mapeamento de ações.
2. Exclusão dos usuários nas tomadas de decisões
Para uma implementação eficiente, é imprescindível a consulta dos profissionais responsáveis em trabalhar com o sistema, além dos usuários finais. Pois,são eles quem sabem quais são as reais necessidades e o que precisam ser melhorados. Portanto, a colaboração de todos faz um grande diferencial inclusive na escolha do sistema a ser adotado.
Isso porque além de contribuir na seleção correta, gerará sentimento de inclusão e equipe e a empresa se fortalecerá como um todo. Afinal, para que o ecossistema da companhia floresça e aumente a sua produtividade, é essencial mostrar a importância de cada funcionário nas tomadas de decisões. Dessa forma, reserve um tempo suficiente para reuniões e levante estes quesitos.
3. Inexistência de suporte e profissionais qualificados
Esta é uma das piores falhas na implementação de sistemas, pois uma decisão errada e inexperiente pode arruinar por completo todo o seu andamento. Os profissionais adequados influenciam no poder de decisão diretamente, principalmente na negociação para melhores preços de ferramentas no mercado. Inclusive, situações como dúvidas podem surgir nesta etapa e um bom suporte será capaz de promover a fluidez no seu andamento.
Dessa forma, qualquer dúvida que surgir, é fundamental ter sempre o suporte como primeira opção para ter a utilização das ferramentas implantadas de forma eficiente e responsável. A comunicação eficaz é a chave para maior aproveitamento e produtividade do sistema na empresa.
Outro ponto crucial é sempre priorizar os suportes experientes no mercado. Avalie os feedbacks de outros clientes sobre os profissionais de TI contratados e previna-se de “saias justas”. Ademais, de acordo com as estimativas do jornal da USP, o setor de tecnologia da informação enfrenta sérios problemas para contratação de funcionários: houve aumento de 344% de vagas com falta de profissional apto. Portanto, verifique se o mesmo é qualificado e tem bom renome no mercado.
4. Resistência às mudanças
A resistência à adaptação às novas tecnologias é outra questão bastante comum nas empresas na implantação de softwares internos. Isso se deve ao fato de que a nova rotina adotada pode gerar desconforto como mudar a rotina, além de toda a mudança nos processos antigos.
Para resolver esta problemática, alinhe detalhadamente quais serão as novas mudanças implementadas com o novo sistema na companhia, seus benefícios e instruções sobre o suporte necessário com as dificuldades que possam surgir futuramente. Além disso, aplique as mudanças de forma gradual para melhor adaptação. Dessa forma, evita-se situações como boicote ou redução da produtividade. Afinal, é crucial conhecer todas as configurações, e este processo não é rápido.
Como evitar estes problemas na hora da implantação?
De fato, é inevitável não enfrentar pelo menos um destes problemas citados na hora da implantação de ferramentas tecnológicas da sua empresa, pelo fato de ser um processo minucioso, demorado e com muitas etapas. Portanto, contar com parceria com empresas consolidadas no mercado, as quais promovem uma solução corporativa de forma ampla é a chave para um planejamento eficaz.
O Cronnap promove solução completa de forma colaborativa com sua empresa, atendendo as diversas demandas críticas e elaboração de todas as etapas de desempenho na operação. Ele é uma plataforma integrada com desenvolvimento de softwares na nuvem e favorece eficiência na redução de tempo e custos à melhor produtividade nos negócios.
Além disso, contamos com tecnologias de ponta como a ferramenta RAD (Rapid Application Development) em que proporciona alta rentabilidade nos softwares com menos linhas de código, além da nossa equipe especializada para desenvolvimento de softwares. Assim promovemos um atendimento personalizado com aplicações interconectadas em um único ambiente colaborativo evitando inconsistência de informações e dados.
Para fazer a implementação de sistemas de forma eficaz, é indispensável ficar atento aos principais erros que possam surgir para assim, evitar imprevistos dispendiosos na companhia, além da resistência de sua utilização. Portanto, ter um excelente suporte é essencial.
Você quer saber mais como implementar as ferramentas tecnológicas e suas demais inovações? Então, entre em contato conosco! Será um prazer podermos auxiliar sobre estas questões!
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