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Dentro do contexto da gestão de projetos, o PMBOK é uma ferramenta crucial. Isso porque ele contém uma série de boas práticas que auxiliam gestores e colaboradores na execução das tarefas que fazem parte de um projeto.

Nos dias de hoje, gerenciar bem é fundamental e decisivo em diversas áreas do conhecimento. Sem organizar, padronizar e priorizar as tarefas, o resultado tende a ser a ineficiência e, por consequência, a insatisfação dos clientes do negócio.

Por isso, continue a leitura do nosso artigo e entenda o que é PMBOK e o quão importante ele é dentro da gestão de projetos!

O que é PMBOK?

O PMBOK é um guia que contém diversas boas práticas sobre como proceder na execução de um projeto. Os profissionais envolvidos na elaboração do documento tiveram o devido conhecimento de causa antes de inserir no PMBOK as suas experiências gerenciais.

Desde já, vale salientar que esse é um guia que não deve ser seguido à risca por gestores e colaboradores. Falando de outra forma, cada projeto tem particularidades e isso deve ser levado em conta. Do contrário, os resultados não serão satisfatórios. O PMBOK fornece todo um embasamento teórico e que serve de referência aos profissionais envolvidos em um projeto.

O guia é organizado em dez assuntos, que são:

  1. Gerenciamento de integração;
  2. Gerenciamento de escopo;
  3. Gerenciamento de tempo;
  4. Gerenciamento de custos;
  5. Gerenciamento de qualidade;
  6. Gerenciamento de recursos humanos;
  7. Gerenciamento de comunicações;
  8. Gerenciamento de riscos;
  9. Gerenciamento de aquisições;
  10. Gerenciamento de partes interessadas em um projeto, ou os colaboradores.

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O PMBOK não é uma metodologia

Para evitar confusões, é preciso deixar bem claro a diferença entre o PMBOK e uma metodologia. Como foi falado, o primeiro é um guia com orientações gerais sobre o gerenciamento e que não pode ser seguido à risca, a depender das particularidades de um projeto.

Já uma metodologia é caracterizada por fazer uma abordagem mais específica. Um bom exemplo disso é o Scrum, que é amplamente usado no desenvolvimento de software, promovendo, dentre outras coisas, a entrega contínua de funcionalidades de uma aplicação, bem como uma maior interação interna entre os colaboradores e destes para com os clientes.

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Como o PMBOK lida com projetos e processos

De acordo com o guia, existem diferenças sensíveis entre um projeto e um processo. O primeiro é considerado finito pelo PMBOK, em virtude do prazo de execução que foi estipulado. Além disso, pelo fato de ser feito por pessoas, dispõe de recursos limitados. Com relação a um processo, o guia o considera infinito, uma vez que são cíclicos e contínuos.

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Como o guia lida com o conceito de gerenciamento de projeto

Também é importante deixar claro a maneira como o PMBOK lida com o conceito de gerenciamento. Segundo o guia, quando se tem habilidades, conhecimentos, técnicas e ferramentas, a execução de um projeto torna-se mais passível de ser bem-sucedido. Para facilitar o entendimento, vale salientar que o gerenciamento é composto por cinco processos que são:

  1. iniciação;
  2. planejamento;
  3. execução;
  4. controle e monitoramento;
  5. encerramento.

O que é o PMI?

O PMI (Project Management Institute) é a fundação responsável pela elaboração do guia PMBOK. Essa organização reúne profissionais que, por meio do intercâmbio dos seus conhecimentos, chegaram à elaboração do documento em 1996, sendo que a cada quatro anos ele passa por atualizações.

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Quais os objetivos centrais do PMI?

Para que se entenda bem o PMBOK, é fundamental entender os objetivos do PMI, que são:

  • desenvolver padrões que sejam úteis dentro da gestão de projetos;
  • promover programas de certificação para elevar o nível de capacitação dos profissionais envolvidos nos projetos;
  • promover o conhecimento por meio da investigação.

Onde o PMBOK pode ser aplicado?

Por se tratar de um guia generalista, o PMBOK pode ser aplicado em qualquer área do conhecimento. Além disso, não existem restrições quanto as particularidades de um projeto, bem como prazo ou orçamento. Por isso que o documento é usado como referência no mundo inteiro.

Uma situação que pode acontecer nesse sentido é com relação ao entendimento de um gestor sobre o uso do PMBOK. Mesmo em projetos simples ou de pequeno tamanho, o guia pode ser perfeitamente utilizado, contribuindo, portanto, no aumento das chances de se obter um resultado positivo.

Exemplo de uso do PMBOK

Para que se entenda melhor essa situação, considere como exemplo a construção de um prédio. Mesmo que os profissionais envolvidos tenham toda uma experiência nesse tipo de serviço, a organização e a observação dos prazos é fundamental para assegurar o sucesso da obra.

Em outras palavras, sem um gerenciamento bem definido, existirá não só o risco de entregar a construção com atraso, como também haverá o risco de uma má alocação dos materiais utilizados na obra. Logo, o PMBOK pode ser utilizado, no intuito de prover os meios necessários para que o andamento das etapas de construção do prédio ocorra sem atrasos e gere satisfação no consumidor final.

Quais os benefícios do PMBOK?

Agora que você entendeu o que é PMBOK e a sua importância no gerenciamento de projetos, vamos agora derivar alguns benefícios com base no que vimos até agora. De início, podemos considerar que a comunicação entre os colaboradores melhora, uma vez que estes estão cientes das boas práticas gerenciais a serem adotadas.

A padronização das atividades é um outro benefício do PMBOK, visto que essa busca por uniformidade é algo bastante enfatizado no guia. Sempre que os processos em um projeto forem uma fonte de gargalos e desperdícios, por exemplo, o PMBOK conta com boas práticas que são úteis para mitigar esses problemas, por meio do controle e do monitoramento dessas atividades. Além dos benefícios apresentados, podemos também citar:

  • cumprimento de metas;
  • otimização de processos;
  • maior previsibilidade;
  • priorização de atividades;
  • uso mais otimizado de recursos;
  • tratamento de riscos.

Saber o que é PMBOK ajuda gestores e colaboradores a contarem com um guia completo de boas práticas conhecido mundialmente. Vale enfatizar que o documento foi elaborado pelo PMI, uma instituição que reúne profissionais com gabarito no gerenciamento de projetos.

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