Entenda a importância do gerenciamento de processos nas empresas

O gerenciamento de processos é uma competência essencial das empresas com destaque no mercado. Entender melhor sobre a gestão das atividades, tarefas e rotinas pode evitar muitos esforços desnecessários. Tudo isso traz mais clareza aos colaboradores quanto à missão organizacional. Estimular a cultura de inovação nos negócios é interessante para visualizar novas iniciativas e projetos futuros.

Diante desse contexto, é importante se manter atualizado em relação a tendências como DevOps, Megacloud, Strategic Foresight e Golden Circle. Esse olhar crítico e explorador auxilia os gestores a visualizarem soluções mais direcionadas para as demandas do core business da empresa.

Ficou interessado no assunto? Então, entenda neste post a relevância do gerenciamento de processos para o seu negócio. Venha comigo e boa leitura!

O que é um processo?

Processo significa “avançar” e consiste em um conjunto sequencial de várias ações com objetivos convergentes. Os propósitos dos processos são criar, desenvolver, transformar, projetar, manter, controlar e monitorar produtos, serviços ou sistemas.

O conceito de processo surgiu na administração de empresas para criar uma série de tarefas capazes de gerar resultados para os clientes.

Um processo abarca as atividades desde a concepção até a entrega de um produto. Essa abordagem é multidisciplinar e coordena insumos, tarefas, arquiteturas tecnológicas e conhecimentos que agregam valor às partes interessadas. É comum designar os processos como função do negócio ou processo de negócio. O resultado dessas ações gera produtos e serviços para os clientes internos ou externos à empresa.

O que é gerenciamento de processos?

Trata-se de uma metodologia para entender o funcionamento das rotinas de uma empresa. Assim, é possível gerar soluções mais práticas e confiáveis para o negócio. Vale lembrar que todo empreendimento envolve vários processos e atividades. Isso reforça a importância de gerenciá-los de perto e fazer as correções necessárias. Nesse cenário, os podcasts de inovação e tecnologia podem gerar ideias e processos internos ainda pouco explorados no mercado.

O gerenciamento de processos consegue avaliar a efetividade das rotinas do seu negócio. Desse modo, os gestores podem visualizar melhor os pontos de melhoria e as vulnerabilidades. Na prática, o mapeamento dessas tarefas organiza todas as ações-chave para o bom funcionamento da empresa. É interessante explorar um pouco a abordagem BPM (Business Process Management). Confira agora os benefícios dessa gestão nos modelos de negócios.

Melhor aproveitamento dos recursos

As transformações digitais aceleraram bastante as rotinas produtivas e a entrega de serviços aos consumidores. Com isso, é preciso aproveitar os recursos humanos, administrativos e tecnológicos da forma mais eficiente possível. Não se pode perder tempo com projetos não prioritários e tarefas sem valor agregado. A gestão de processos é um facilitador, pois permite à alta administração visualizar os pontos problemáticos da estratégia de negócios.

Adaptação às novas realidades

Cloud computing, plataformas mobile e chatbots são conceitos que já fazem parte dos modelos de negócios com destaque no mercado. É preciso se adaptar a essas novas realidades para se manter competitivo no longo prazo. Isso reforça a importância de contar com processos bem definidos, rastreáveis e previsíveis. Essa maturidade organizacional evita o desperdício de tempo com tarefas e iniciativas com baixo potencial de resultados.

Aumento da produtividade

O aumento da produtividade de uma organização exige conhecimentos claros e tangíveis sobre a realidade e a forma de execução dos processos. Os gestores de negócios devem compreender todo o funcionamento e os detalhes relevantes da cadeia de valor. Desse modo, consegue-se otimizar as rotinas com ganhos de escala, evitando retrabalhos e metas impossíveis. Esse esforço coordenado contribui muito para o aumento da produtividade como um todo.

Integração entre os departamentos

A comunicação interdepartamental facilita a execução rápida dos projetos e iniciativas institucionais. Essa atuação integrada facilita a troca de informações entre as partes interessadas. Desse modo, os gestores conseguem visualizar como uma ação influencia toda a cadeia de resultados da empresa. O intuito do gerenciamento de processos é promover essa integração e remover eventuais barreiras.

Enfim, essas são as vantagens da adoção do gerenciamento de processos nas empresas. Você pode perceber que não são esforços isolados, mas um conjunto de tarefas e projetos para a melhoria da agilidade organizacional.

Vale reforçar também a importância de se manter atualizado sobre tendências como LGPD, realidade aumentada e geolocalização, visualizando as possíveis aplicações delas no seu negócio.

Quais são as etapas da gestão de processos?

1. Planejamento

É preciso conhecer bem a realidade da sua organização para que a gestão de processos gere valor para o negócio. Diante disso, um bom planejamento é essencial. Trata-se de organizar as atividades, departamentos, informações e partes interessadas que influenciam a execução de um processo. Assim, visualiza-se quais são os projetos e tarefas com maiores margens de contribuição para os resultados.

2. Modelagem

Trata-se do desenho ou redesenho dos fluxos de trabalho da sua empresa. Essa remodelagem exige dos atores e partes interessadas flexibilidade para que os processos sejam de fato melhorados. É preciso levar em conta que muitos colaboradores podem ser resistentes às mudanças. Por isso, é importante mudar a cultura organizacional gradativamente para evitar desgastes internos.

3. Simulação

É a execução simulada de um processo relevante para o negócio. O objetivo é testar e validar hipóteses. Com isso, consegue-se uma ideia de como esses processos remodelados contribuirão para os resultados da empresa.

O ideal é executar esses testes várias vezes com a maior quantidade de cenários e condições possíveis. Desse modo, o gestor terá uma visão mais clara do impacto dessas novas atividades na organização.

4. Acompanhamento

O acompanhamento da execução dos processos é uma rotina constante. A ideia aqui é se antever aos eventuais problemas e corrigi-los. Assim, estimula-se uma cultura de melhorias contínuas entre os atores de um processo. Essa atuação mais preventiva pode evitar incidentes, retrabalhos e até vazamento de informações sigilosas.

Essas são as principais dicas sobre gerenciamento de processos para você aplicar na sua empresa. Vale reforçar a importância do engajamento dos colaboradores e da alta administração para a melhoria efetiva de um processo de negócios.

Agora você já conhece os principais detalhes para um gerenciamento de processos efetivo no seu negócio. Gostou do texto? Então, confira também nosso conteúdo sobre as vantagens de processos bem definidos no desenvolvimento de softwares.