A gestão de projetos é cada vez mais uma demanda importante nas organizações e o PMBOK é uma ferramenta crucial para otimizá-la. Ele contém uma série de boas práticas que auxiliam gestores e colaboradores na execução das tarefas no dia a dia, ajudando a alcançar os objetivos propostos.
É fundamental saber como gerenciar bem e isso vale para as mais diferentes áreas de atuação. Com organização, padronização e priorização, a tendência é ter maior sucesso nas atividades e proporcionar maior satisfação dos clientes.
Para entender mais sobre como o PMBOK atua e sua importância nesse contexto, leia a seguir mais detalhes sobre o assunto e tire suas dúvidas.
Índice
O que é PMBOK?
O PMBOK é um guia de boas práticas para execução de um projeto. Ele foi criado por profissionais experientes, que passaram por uma longa experiência nessa área antes de inserir neste documento as suas experiências gerenciais.
Ele não tem a ideia de ser um manual de regras a ser seguido à risca por gestores e colaboradores. Isso porque cada projeto tem sua particularidade e isso precisa ser levado em conta. Caso contrário, os resultados não serão satisfatórios.
O PMBOK fornece todo um embasamento teórico e que serve de referência aos profissionais envolvidos em um projeto. Ele é organizado em 10 assuntos:
- Gerenciamento de integração;
- Gerenciamento de escopo;
- Gerenciamento de tempo;
- Gerenciamento de custos;
- Gerenciamento de qualidade;
- Gerenciamento de recursos humanos;
- Gerenciamento de comunicações;
- Gerenciamento de riscos;
- Gerenciamento de aquisições;
- Gerenciamento de partes interessadas em um projeto, ou os colaboradores.
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Como surgiu o PMBOK?
Bom, como falamos, ele é criado, justamente, a partir das experiências profissionais de gestores de projetos que, ao longo de sua carreira, quebraram bastante a cabeça para encontrar as melhores práticas nessas questões.
Entre os anos 1950 e 1960 foi criado o movimento Project Manager Institute (PMI), que você verá mais a frente neste artigo. O objetivo era ajudar outros gestores a colocarem em prática seu conhecimento sobre o assunto.
A partir dos encontros do PMI, formado atualmente por mais de 700.000 membros, profissionais certificados e pessoas que atuam de forma voluntária, foi possível criar o PMBOK, que se tornou um guia de boas práticas para gerenciamento de projetos.
A ideia é que ele apresente formas teóricas e práticas de como lidar com as 10 áreas que listamos anteriormente. Nele, você verá etapa a etapa dos processos, passando por cada fase.
O PMBOK é uma metodologia?
É muito comum que esse tipo de confusão ocorra e a resposta é: não! Para evitar confusões, é importante que você entenda a diferença entre o PMBOK e uma metodologia.
Como falamos, o primeiro é um guia com orientações gerais sobre gerenciamentos de projetos e não é aplicado à risca. Ele considera as peculiaridades de cada empresa e não traz regras rígidas, mas sim diretrizes indicadas que podem ser modificadas e adaptadas caso a caso.
Já uma metodologia é caracterizada por fazer uma abordagem mais específica, com diretrizes mais rígidas. Um bom exemplo disso é o Scrum.
Ele é amplamente utilizado no desenvolvimento de software, promovendo, dentre outras coisas, a entrega contínua de funcionalidades de uma aplicação, bem como uma maior interação interna entre os colaboradores e destes para com os clientes.
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Como o PMBOK lida com projetos e processos?
Entender essas questões também é importante para ajudar você a identificar como trabalhar cada uma delas. De acordo com o guia, existem diferenças sensíveis entre um projeto e um processo.
O primeiro, segundo o PMBOK, é considerado finito em virtude do prazo de execução que foi estipulado. E, além disso, por ser feito por pessoas, dispõe de recursos limitados.
Já o processo, segundo o guia, é infinito. Isso porque eles são cíclicos e contínuos.
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Como o guia aborda o conceito de gerenciamento de projetos?
Também é importante deixar claro a maneira como o PMBOK lida com o conceito de gerenciamento. Segundo o documento, quando há habilidades, conhecimentos, técnicas e ferramentas, a execução de um projeto torna-se mais passível de ser bem-sucedido.
O gerenciamento é composto por cinco processos, entre eles:
- iniciação;
- planejamento;
- execução;
- controle e monitoramento;
- encerramento.
O que é o PMI?
Como você viu, o PMI (Project Management Institute) é a fundação responsável pela elaboração do guia PMBOK. Essa organização reúne profissionais que, por meio do intercâmbio dos seus conhecimentos, chegaram à elaboração do documento em 1996, sendo que a cada quatro anos ele passa por atualizações.
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Quais os objetivos centrais do PMI?
Para que se entenda bem o PMBOK, é fundamental entender os objetivos do PMI, que são:
- desenvolver padrões que sejam úteis dentro da gestão de projetos;
- promover programas de certificação para elevar o nível de capacitação dos profissionais envolvidos nos projetos;
- promover o conhecimento por meio da investigação.
Onde o PMBOK pode ser aplicado?
Por se tratar de um guia generalista, o PMBOK pode ser aplicado em qualquer área do conhecimento. Além disso, não existem restrições quanto as particularidades de um projeto, bem como prazo ou orçamento. Por isso que o documento é usado como referência no mundo inteiro.
Sendo assim, ele pode ser implementado em diferentes áreas, como veremos a seguir.
Gerenciamento de custos
O PMBOK permite trazer diretrizes para melhor gestão de custos do seu negócio, padronizando os registros e controles de entradas e saídas e, assim, ter uma melhor visibilidade do que diz respeito às despesas, tempo de execução das atividades, quais são os custos supérfluos, entre outros pontos.
Gestão da qualidade
Outro ponto em que o PMBOK pode ser aplicado é na gestão da qualidade da sua empresa, sendo uma das áreas contempladas no documento. Ela traz orientações importantes para ajudar no desenvolvimento e melhoria contínua das atividades, ajudando a orientar, também, as lideranças no que diz respeito às atividades e gerenciamento dos times em relação a essas questões.
Tecnologia
O PMBOK também tem sido bastante utilizado nas empresas que atuam com tecnologia da informação, seja de forma direta ou indireta. Isso porque ele permite maior alinhamento com as metodologias ágeis, tão importantes para proporcionar entregas mais rápidas e, também, garantir maior encantamento do cliente.
Comunicação
Um dos pontos que tende a ser um calcanhar de Aquiles para muitos negócios é a atuação na parte de comunicação, tanto interna quanto externa. O sucesso de um projeto passa, necessariamente, por essas questões.
Por exemplo, se no fluxo de processos, um dos gestores não estiver alinhado com as diretrizes que a etapa anterior considerou, isso pode gerar gargalos e pedidos de refação e adequação. Com isso, há maior dificuldade de entregar tarefas no prazo.
O PMBOK traz diretrizes importantes para que os profissionais possam atuar na gestão de comunicação e reduzir ruídos que podem prejudicar os fluxos no dia a dia.
Como entender o PMBOK por meio de exemplos?
Para entender melhor como adotá-lo, considere como exemplo a construção de um prédio. Mesmo que os profissionais envolvidos tenham toda uma experiência nesse tipo de serviço, a organização e a observação dos prazos é fundamental para assegurar o sucesso da obra.
Ou seja, sem gerenciamento bem-definido, a obra pode correr o risco de ser entregue com atraso, mas não só isso! Também pode acontecer o risco de uma má alocação dos materiais utilizados na obra.
Neste caso, continuando a analogia, o PMBOK pode ser utilizado para prover os meios necessários para o acompanhamento adequado da construção do prédio, para que ocorra sem atrasos e proporcione satisfação no consumidor final.
Quais os benefícios do PMBOK?
Agora que você entendeu o que é PMBOK e a sua importância no gerenciamento de projetos, vamos conhecer as principais vantagens em sua adoção. Saiba mais a seguir.
Comunicação facilitada
De início, podemos considerar que a comunicação entre os colaboradores melhora. Isso acontece porque todos estão cientes das boas práticas gerenciais a serem adotadas e conseguem atuar de forma mais alinhada.
Padronização de processos
Este é outro benefício do PMBOK, principalmente, porque a busca por uniformidade é algo bastante enfatizado no guia. Sempre que os processos em um projeto forem uma fonte de gargalos e desperdícios, por exemplo, o PMBOK conta com boas práticas que são úteis para mitigar esses problemas.
Para isso, ele poderá indicar melhores práticas para controle e monitoramento dessas atividades. E você poderá adaptar essas questões de acordo com as demandas da sua empresa e do projeto.
Cumprimento de metas
Outra vantagem de uma gestão de processos orientada pelas diretrizes do PMBOK é ter uma maior facilidade para manter os prazos definidos previamente e, assim, proporcionar o cumprimento das metas e prazos estabelecidos.
Esse é um ponto importante por diversos motivos. Primeiro que o atraso em uma das fases pode fazer com que todo o processo atrase. Na tentativa de corrigir e acelerar as entregas, falhas podem acontecer e comprometer a qualidade do projeto como um todo.
Além disso, gargalos sucessivos podem provocar a perda de prazo para um cliente e prejudicar sua imagem no mercado. Com as diretrizes do PMBOK, essas questões possuem menos chances de acontecer.
Demais benefícios
Além de tudo que listamos, ainda podemos listar outros benefícios no uso do PMBOK no seu dia a dia de gestão de projetos. Estão entre eles:
- otimização de processos;
- maior previsibilidade;
- priorização de atividades;
- melhora da performance;
- uso mais otimizado de recursos;
- tratamento de riscos.
Saber o que é PMBOK ajuda gestores e colaboradores a contarem com um guia completo de boas práticas conhecido mundialmente. Vale enfatizar que o documento foi elaborado pelo PMI, uma instituição que reúne profissionais com gabarito no gerenciamento de projetos.
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