Conheça as vantagens do BPM para a sua empresa

Planejar estratégias, controlar o fluxo de dados gerados e mensurar o desempenho das atividades diárias na rotina de um empreendimento é uma missão bastante desafiadora. 

Com o auxílio das ferramentas adequadas, porém, além de esse trabalho ser facilitado, os resultados obtidos são ainda mais produtivos. Em um mercado tão competitivo, otimizar processos é questão de sobrevivência. Você conhece as vantagens do BPM?

Diante da relevância do tema, elaboramos um post com tudo o que você precisa saber sobre esse novo modelo de gerenciamento. Siga a leitura e confira!

Afinal, o que é o BPM?

A sigla BPM representa o termo Business Process Management — no português, Gestão de Processos de Negócios. Conceitualmente falando, o BPM nada mais é do que um conjunto de práticas voltadas para sistematizar ações de melhoria contínua dos processos de um empreendimento.

Em suma, ele viabiliza a automatização do monitoramento de processos, ampliando a percepção que gestores e também colaboradores têm sobre o negócio. Também é correto afirmar que o BPM é um conceito de gestão adaptável, de modo que possa atender às necessidades de uma demanda específica e facilitar processos operacionais de alta complexidade, dentro e fora do ambiente das empresas.

Um dos principais objetivos do BPM é levantar o máximo de informações pertinentes à forma como os procedimentos são realizados para que as devidas otimizações possam ser aplicadas, possibilitando melhorias pontuais na tomada de decisões e na visão do negócio de uma maneira geral.

Flexibilidade, inovação e integração com a tecnologia são, basicamente, os três pilares do BPM. Independentemente do porte da organização, o fato é que sempre existem aspectos que podem ser aprimorados, técnicas aperfeiçoadas e metodologias inovadoras implementadas. No decorrer dos próximos tópicos, você entenderá a importância e o funcionamento do BPM na prática.

Quais as principais aplicações do BPM para as empresas?

Um dos motivos pelos quais o BPM é tão utilizado no meio corporativo, é porque ele tem diversas finalidades nas organizações.

Mapeamento dos processos

Compreender o funcionamento dos processos desde as suas primeiras etapas até a conclusão é crucial para o sucesso de qualquer empreendimento, não importa qual seja o porte ou nicho de atuação da empresa.

É preciso conhecer minuciosamente como um produto ou serviço é produzido, pois é a partir dessas informações que os gestores poderão documentar, organizar e chegar a meios mais claros e didáticos de passar a informação adiante (padronização de processos).

Padronização dos processos

Com todas as informações reunidas, na etapa anterior, é possível chegar a uma metodologia única sobre como realizar tarefas e executar projetos de maneira mais produtiva, isto é, fazer mais, utilizando menos recursos e em menor tempo.

Lembrando que cada organização tem as suas próprias peculiaridades e não existe uma fórmula “mágica” ou procedimento fechado que garanta 100% de eficiência, até porque um dos principais fundamentos do BPM é a mudança.

Melhoria dos processos

Como foi dito acima, o BPM não determina regras que devem ser seguidas à risca, mas sim uma forma de analisar os processos e entendê-los para que seja possível chegar às melhores maneiras de realizá-los. Ou seja, descobrir o que pode ser melhorado.

Para isso, é necessário:

• realizar análises inteligentes sobre os processos já estabelecidos e compreender o que pode ser feito para que eles se tornem mais produtivos;
• desenvolver um planejamento, cronograma ou fluxo de trabalho que melhore o uso do tempo desatinado à produção, a fim de entregar mais valor ao público;
• registrar as práticas que obtiveram melhores resultados para cada processo e chegar a um modelo de fácil compreensão para a equipe.

Ter um time de colaboradores capacitado é essencial para o sucesso de qualquer organização, mas para isso é preciso que cada membro da equipe tenha uma compreensão cirúrgica sobre a importância de cada etapa do processo produtivo.

Otimização dos processos

Após analisar os processos, padronizá-los e aplicar as devidas correções, a empresa usufrui de procedimentos, técnicas e metodologias de trabalho muito mais eficientes. Ou seja, a otimização é apenas uma consequência proveniente do que o BPM é capaz de entregar.

Redução de riscos, diminuição de custos, melhoria nos prazos de entrega e um ambiente organizacional saudável são apenas algumas das vantagens que podemos citar.

Como o BPM pode ser implementado na organização?

Seja para mensurar performances ou para analisar resultados, o fato é que o BPM pode ser aplicado por meio de diversas ferramentas, metodologias e métricas tradicionalmente usadas no meio corporativo. Veja a seguir algumas formas de usar o BPM em sua organização.

Ciclo PDCA

Uma das ferramentas mais conhecidas e utilizadas para otimizar processos, o conceito do Ciclo PDCA se baseia em aprimorar a forma como as tarefas são realizadas, a fim de tornar a melhoria como algo contínuo e progressivo.

Cada letra da sigla se refere a uma etapa e a um conjunto de aspectos (os termos foram traduzidos de forma conceitual e não literal, do inglês para o português):

• P de Plan (planejamento) — nesta etapa é preciso traçar um objetivo ou meta e escolher qual a ferramenta ou metodologia mais adequada para que ele seja alcançado;
• D de Do (realização) — aqui, todos os colaboradores envolvidos no projeto devem receber o treinamento e os artifícios necessários para que o plano seja colocado em ação;
• C de Check (checagem) — tudo o que foi realizado nas etapas anteriores deve ser analisado com a finalidade de fazer comparações com resultados, analisar as metas e descobrir se há a necessidade de ajustes;
• A de Act (ação) — por fim, os dados obtidos servirão para que a empresa chegue a uma conclusão se as mudanças, de fato, trouxeram progressos ou se ainda será preciso realizar novas ações para melhorar os processos.

Lembrando que o Ciclo PDCA deve ser reiniciado caso a organização identifique que os resultados não foram satisfatórios.

Matriz B.Á.S.I.C.O

Sem dúvida, uma ótima metodologia para definir quais processos são prioritários, o que consequentemente gera impactos positivos na tomada de decisões dos gestores. Assim como no Ciclo PDCA, cada letra da palavra básico se refere a uma etapa de um determinado projeto, transação ou processo:

• B de Benefício — o quanto a empresa lucrará, quais riscos serão reduzidos etc;
• A de Abrangência — a quantidade de sócios, fornecedores, clientes e colaboradores envolvidos na empresa será beneficiada pela mudança;
• S de Satisfação — o índice de satisfação da equipe que pode ser atingido com a melhoria;
• I de Investimento — o valor que a empresa precisará investir para alcançar os resultados almejados;
• C de Cliente (externo satisfeito) — o índice de satisfação dos consumidores em relação ao que foi implementado;
• O de Operação Simples — o índice de complexidade da otimização em questão.

Depois de analisar e refletir sobre cada etapa, determine uma pontuação para cada item (de um a cinco), então some os valores. O que tiver a pontuação mais alta representa a prioridade.

Diagrama de Ishikawa

Partindo do pressuposto de que você utilizou as ferramentas anteriores, o Diagrama de Ishikawa visa identificar as causas dos problemas para determinar quais processos precisam ser otimizados. Para chegar a uma conclusão, é preciso considerar os 6Ms a seguir:

• método;
• material;
• mão de obra;
• máquina;
• medida;
• meio ambiente.

A cada M é necessário se questionar para chegar à causa do problema que tenha relação com ele. Por exemplo, “por que uma determinada ferramenta tem exigido mais manutenção do que as demais?”. Não é por coincidência que Diagrama de Causa e Efeito é uma variação do termo Diagrama de Ishikawa.

Qual a sua importância para o ambiente corporativo?

O BPM tem se mostrado uma importante ferramenta para o cenário corporativo, sobretudo considerando que muitos empreendimentos não conseguem alçar voos maiores por ineficiência no gerenciamento dos seus processos.

Com esse novo modelo de atuação, as organizações conseguem ter o domínio necessário dos seus dados, para que, então, os gestores possam tomar decisões mais acertadas. O foco de quem utiliza a metodologia é a excelência do conjunto, pois cada setor tem um papel essencial para os resultados positivos.

Quais as vantagens oferecidas pelo BPM? 

As vantagens geradas pela implementação do Business Process Management são bastante diversificadas, beneficiando desde ações mais simples até as mais complexas. Confira as principais a seguir.

Otimiza gestão e custos

O grande papel da ferramenta BPM é proporcionar o autoconhecimento para todos os tipos de organização, pouco importando o seu tamanho ou segmento em que atua. 

A partir desse domínio, as empresas se conscientizam do que está sendo um obstáculo para o alcance das suas metas e das reais necessidades de aprimoramento para se tornar mais competitiva no mercado.

Se os processos são mais bem planejados e acompanhados por um controle mais rígido, o resultado natural é que todas as áreas sejam otimizadas, e isso reflete diretamente nos custos — há uma redução nos desperdícios, os funcionários conseguem produzir mais, os lucros aumentam e, de certa forma, a experiência do cliente também é aperfeiçoada.

Mapeia e padroniza os processos

O mapeamento de processos é uma das principais funcionalidades do sistema BPM — é a partir dela que outros benefícios são agregados ao desempenho do negócio. Seu objetivo é justamente a rastreabilidade de todas as atividades da rotina corporativa, de modo que elas sejam vistas com mais clareza por todas as partes envolvidas. 

Com a descoberta e a documentação de todos os detalhes sobre o funcionamento do negócio, os gestores têm a possibilidade de conhecer a fundo os pontos fortes e fracos da sua organização e traçar novos rumos para obter as melhorias esperadas.

Uma vez mapeados, também é oportuno que a empresa adote uma metodologia padronizada para a execução dos seus procedimentos. Isso faz com que os colaboradores entendam o que é esperado deles em cada uma das tarefas, bem como um controle mais eficiente.

Reduz o desperdício

Devido à sua capacidade de rastreamento dos processos de uma empresa, o Business Process Management permite que gestores e equipe tenham uma ampla visão de tudo o que se passa dentro da companhia. Com isso, fica mais fácil identificar onde estão os principais gargalos e organizar novas estratégias a partir das informações coletadas.

Entendendo melhor o funcionamento de cada atividade, sobretudo visualizando os erros que precisam ser eliminados, tem-se o melhor aproveitamento de todos os recursos, reduzindo de maneira significativa os desperdícios de tempo, dinheiro e ferramentas. Além disso, os investimentos passam a ser distribuídos de maneira mais inteligente.

Diminui os índices de falha 

Ainda falando sobre as vantagens do BPM, não podemos deixar de mencionar a significativa repercussão que a ferramenta tem para detectar falhas e irregularidades. Isso, porque, como as informações estão gravadas no sistema, ele verifica constantemente as ações que são executadas e faz o cruzamento dos dados coletados. O Business Process Management funciona como um verdadeiro radar para, entre outras coisas:

• omissões;
• falhas com duplicidade;
• inconsistências.

Como aplicar o BPM no desenvolvimento de sistemas?

O sucesso na implementação do BPM está condicionado ao modo como as informações são inseridas no sistema. Portanto, é fundamental que, além da tecnologia, os profissionais também estejam alinhados às novas diretrizes e estratégias de gerenciamento de processos.

Outro aspecto relevante nesse momento diz respeito ao espírito colaborativo que deve abranger todas as pessoas envolvidas. O ideal é que haja a troca de experiências e abertura da possibilidade de diálogo para que cada peça se sinta à vontade para usar a sua criatividade e sugerir insights. 

Afinal, ninguém melhor para saber o que funciona bem ou o que há de negativo dentro de um setor, do que quem está mais próximo dessa rotina. Ademais, o caminho é fazer o mapeamento da situação atual dos processos e chegar a uma conclusão sobre quais são as “dores” da empresa e que tipo de solução ela procura no BPM.

Nesse sentido, existem diversas plataformas tecnológicas que promovem o desenvolvimento de processos utilizando esse conceito, e o Cronapp é um ótimo exemplo disso, pois oferece o ambiente mais completo na nuvem, a fim de que sua empresa não somente consiga criar, mas também testar e distribuir suas aplicações.

Relação entre BPM e BPMN

Agora que você entendeu como o BPM une gestão de negócios e TI para melhorar os resultados das organizações, a partir da otimização de seus processos de negócio, é importante entender também o conceito de BPMN.

O Modelo e Notação de Processos de Negócio (BPMN – Business Process Model and Notation) fornece um padrão para compreender todo o fluxo de processos de uma empresa em notações gráficas, garantindo o entendimento, participação e adequação de acordo com as necessidades do negócio.

Enquanto o BPM é uma metodologia que pode ser implementada nos processos da empresa, o BPMN diz respeito a ícones que representam o fluxo de atividades de um processo. É aqui que entra o Cronapp BPMN.

Cronapp BPMN

As principais vantagens de utilizar o Cronapp BPMN são:

• seu uso é bem simples e conta com rápida curva de aprendizagem;
• utiliza um padrão já bem estabelecido no mercado e é suportado por diversos produtos;
• o BPMN é mantido por uma instituição confiável e conhecida por manter vários outros padrões;
• tem um serviço confiável, com diagramas executáveis, fluxo de tarefas manuais, manipulação de eventos e de fácil entendimento por todos.

Conheça os elementos do Cronapp BPMN

Conheça, a seguir, os elementos que compõem o Cronapp BPMN!

Piscina

Uma piscina serve para representar um processo ou participante. Uma piscina pode ter raias e o conteúdo dentro dessas raias representam as responsabilidades que um participante ou processo podem ter.

Subprocesso

Um subprocesso é um conjunto de atividades de um processo maior. Tem mais detalhes do que o processo. O elemento que caracteriza um subprocesso é um retângulo com bordas arredondadas, que varia conforme os seus tipos: subprocesso embutido (borda simples), atividade de chamada (bordas em negrito), subprocesso por evento (bordas pontilhadas) e transação (bordas duplas). 

Tarefa

Uma tarefa contém atividades que deverão ser realizadas pelo responsável, dentro de um prazo. As tarefas podem ter várias definições. 

Gateways

Gateways são pontos de desvio em um processo, permitem que decisões sejam tomadas baseando-se em eventos ou dados, além de separações e junções simultâneas. Os gateways contam com símbolos internos que determinam o seu tipo.

Dados

Os dados a serem manipulados podem vir de objetos ou de banco de dados.

Eventos

Há três tipos básicos de eventos: o de início, o intermediário e o final. O evento de início é caracterizado por uma borda simples, enquanto o intermediário por uma borda dupla e o final por uma borda em negrito. Estes três tipos de eventos podem ter diversos outros eventos atrelados a eles, como tempo, condição, sinais e mensagens.

A metodologia BPM e o BPMN não são apenas uma tendência, já se tornaram uma realidade no cenário empresarial, e não é difícil entender os motivos — ambos vão ao encontro dos anseios de eficiência, de uma atuação mais precisa e com o aproveitamento máximo dos recursos. 

Gostou do artigo? Agora que você já sabe as vantagens do BPM e do Cronapp BPMN para o seu negócio, aproveite para entrar em contato com nossos consultores e saber mais sobre os benefícios de usar uma plataforma de desenvolvimento como o Cronapp!